TEMA GRADO 9no Septiembre 5 de 2016
SOPORTES CONTABLES:
Los soportes
contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado
en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias
como las necesidades de la empresa exijan.
Teniendo en cuenta
los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate,
los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes
internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.
Los soportes deben
adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia
en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y
consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.
1. SOPORTES DE
CONTABILIDAD INTERNOS
1.1. RECIBO DE CAJA
O COMPROBANTES DE INGRESO
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en
el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original
se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo
y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que
para ellas el soporte es la factura.
Recibo de caja o comprobantes de ingreso
1.2. RECIBO DE
CONSIGNACION
Este es un comprobante que elaboran los bancos y
suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original
queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno
para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas
o cheques de otras plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en
original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Recibo de consignación
1.3. COMPROBANTE DE
DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado
unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean
diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este
soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.
Comprobante de depósito y retiro
de cuentas de ahorros
1.4 FACTURA DE
VENTA
1.4.1. Concepto
La factura comercial es un soporte contable que
contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la
descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que
se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina
factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original
se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo
y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
1.4.2. Requisitos
de la Factura:
La factura se debe expedir con los siguientes
requisitos:
- Estar
denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).
- Numeración
en orden consecutivo. (preimpreso).
- Apellidos
y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
(preimpreso).
- Apellidos
y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
- Fecha
de expedición.
- Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor
total de la operación
- El
nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre
las ventas.
1.4.3. Documentos
equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:
- Los
tiquetes de maquinas registradoras
- Las
boletas de ingreso a espectáculos públicos
- Los
tiquetes de transporte.
- Los
recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los
establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
- Pólizas
de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de
pago
- Extractos
expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de
inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores.
Fondos de pensiones y de cesantías.
- Facturas
electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación
de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado
EDIFACT de un computador a otro
1.4.3.1. Quienes no
están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus
operaciones:
- Las
Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con
las operaciones financieras que realicen
- Los
responsables inscritos en el régimen simplificado.
- Los
distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo
referente a estos productos.
- Quienes
presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad
- Las
personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor
de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el
gobierno nacional
- Las
personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con
esta actividad
- Las
empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o
metropolitano de pasajeros
1.4.4. Factura de
venta de Mercancía al contado
Al contabilizar las ventas al contado se debita
caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no
esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre
ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita
compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las
ventas por pagar, y se acredita bancos o caja
1.4.5. Factura de
venta de Mercancía a crédito
El vendedor elabora la factura en original y
copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera,
una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar
al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al
contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos
de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus
necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén,
efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el
proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.
Factura de venta de Mercancía a
crédito
1.5. Comprobante de
venta con tarjeta de crédito.
1.5.1. Concepto de
tarjeta de crédito
La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un
medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados
al sistema.
La tarjeta de crédito se adquiere mediante un
contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante
entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el
tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e
intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores
correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio
El establecimiento comercial, para afiliarse al
sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el
afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago
de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al
afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes,
deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el
10%.
Comprobante de venta con tarjeta
de crédito
1.5.2. Consignación
del comprobante de venta:
El vendedor consigna el comprobante de venta con
tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta
la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.
1.6. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona
llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiario”.
Cheque
1.7. Comprobante de
pago o de egreso
Llamado también orden de pago o comprobante de
egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago
queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma
ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se
realizan en una empresa.
Comprobante de pago o de egreso
1.8. Letra de
cambio
Este documento negociable o título valor es una
orden incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada
“girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la
vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como
garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras
de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta
las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Letra de cambio
1.9. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se
obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este
documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Pagaré
1.10. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para
cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o
error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o
por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Débito
1.11 Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que
no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un
comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos
copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Nota Crédito
1.12 Recibo de caja
menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos
pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un
cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
Recibo de caja menor
2. SOPORTES DE
CONTABILIDAD INTERNOS
2.1 Nota de
contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de
registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de
los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Nota de contabilidad
2.2. Comprobante
diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al
registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha,
origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas
con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que
lo justifiquen.
Comprobante diario de
contabilidad
El Almacén Extraluz Ltda. Realiza las siguientes
transacciones comerciales en el mes de octubre de:
a. Vende mercancía al contado a varios clientes,
personas naturales, según factura Nos. 3456 al 3520, por valor de $ 1.327.586;
IVA, 16%.
b. Vende mercancías a créditos:
- Factura
No. 3521 a Luís Agreda por $ 387.250, IVA, 16%
- Factura
No. 3522 a Diana Gómez por $ 435.00; IVA, 16%
- Factura
No. 3523 a Andrés Salas por $ 547.600.; IVA, 16%
c. Consigna en el Bancomercio el valor recibido por
las ventas de contado y pago de clientes.
d. Compra mercancías al contado a Distrinar S.A.,
según factura No. 7890 por $ 1.374.400; IVA, 16%. Retención en la fuente, 3.5%,
pagada con cheque No. 4024760 del Bancomercio.
e. Compra mercancías a crédito: IVA, 16%, Y
RETENCION EN LA FUENTE, 3.5%, Así:
Factura No. 4520 de Almacén Prix por $ 874.300:
proveedor gran contribuyente.
Factura No. 4520 de Casa Nova por $ 743.800:
proveedor régimen común.
Factura No. 4520 de Fabrica Santy $ 465.600:
proveedor gran contribuyente.
3. Traslado a
libros mayores y auxiliares:
- La columna
de parciales se traslada a los libros auxiliares
- Las
columnas
Debe y Haber se trasladan al libro diario columnario.
Tres socios constituyen la empresa Surtí modas
Ltda. El 1 de julio mediante escritura publica No. 4863 de la Notaria 4ª. De
Bogota, con los siguientes datos:
- El
socio Jorge Dávila aporta un terreno por valor de $ 2.500.000, según
escritura publica No. 40, Notaria 4ª. De Bogota.
- El
socio Javier Zaruma aporta $ 2.500.000, y muebles para oficina por valor
de (1.800.000, según factura No. 450.
- El
socio Iván Rosero aporta mercancías por valor de (1.200.000, según factura
No. 320; (2.000.000 con cheque No. 239045 de Banco Nacional, según recibo
de caja No. 002.
Comprobante de apertura
Comprobante de venta
Comprobante de compra
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