III PERIODO GRADO 10° TÉCNICAS DE OFICINA

1. Normas de seguridad industrial y salud ocupacional orientados al
- Recibo de documentos 
- Concepto 
- Aplicación
- Elementos de protección para el desempeño de las funciones.

seguridad ocupacional de archivo

SALUD OCUPACIONAL EN ARCHIVISTAS

INTRODUCCIÓN: La administración de un Archivo requiere una serie de medidas de control que conlleven a evitar la pérdida de documentos y a garantizar la seguridad. El mayor denominador encontrado en los archivos son las condiciones desfavorables a las que están expuestos, tanto los documentos como las personas que allí laboran, lo cual, en muchos casos, se derivan situaciones de riesgos,  como lo plantea la restauradora Clemencia García en el boletín Contacto Numero 9, emitido por el archivo General de la Nación, esta situación se presenta por los inadecuados estados de conservación y mantenimiento de los documentos y sitios de trabajo, producto de muchos factores entre los que se cuenta la desidia institucional y el desconocimiento de las obligaciones que tienen las entidades frente a la custodia, preservación y conservación de sus archivos, normativa contenida en leyes, decretos y resoluciones. En este orden de ideas, el riesgo que representa trabajar en archivos en estas condiciones es constante, pues diariamente el personal debe enfrentarse a ambientes poco saludables, que afectan su calidad de vida.

Los archivistas al igual que los demás grupos de trabajadores en el desarrollo de sus actividades laborales se ven expuestos a una serie de riesgos, también de factores que en ocasiones carecen de importancia y que por desconocimiento no se les presta la atención necesaria acarreando con el tiempo problemas en la salud física y mental de estos trabajadores.

La mayoría de entidades administradoras de riesgos profesionales han realizado panoramas de factores de riesgos ocupacionales especializadas en diversas áreas de las empresas, pero ninguna enfocada a los trabajadores de las áreas de archivo. Es por eso que se incluye en la normativa todo lo referente a preservar la salud física del archivista. En Colombia el campo de la salud ocupacional, se encuentra, enmarcado en toda la reglamentación dada a través del Sistema General de Riesgo Profesionales contenida en la ley 100 de 1993 la cual tiene como objeto proteger al trabajador bajo el esquema de seguridad Social Integral y establece el Sistema de Riesgos Profesionales.

SALUD OCUPACIONAL: Es el conjunto de actividades interdisciplinarias tendientes a mantener y mejorar las condiciones de vida, controlando las situaciones de riesgos para la salud, disminuyendo la posibilidad de ocurrencias en los accidentes y las enfermedades. Las actividades de la salud ocupacional dependen del compromiso de todos y cada uno de los colaboradores de la empresa. Ellas abarcan 4 grandes áreas: Medicina Preventiva y del trabajador, Higiene Industrial y Seguridad Industrial.

MARCO LEGAL COLOMBIANO: La integridad de la vida y de la salud de los archivistas constituye una preocupación de interés público en que participan el gobierno y los particulares. En este sentido el Gobierno nacional ha establecido una serie de directrices legales sobre los cuales deben encaminarse las actividades de salud ocupacional para garantizar el mejoramiento de las condiciones de trabajo de la población laboral colombiana. El marco legal está dado por lineamientos constitucionales, convenios internacionales de la organización internacional del trabajo, normas del código sustantivo del trabajo.

       RIESGO: es una palabra antigua y de uso común en muchas lenguas en su uso corriente denota incertidumbre asociada a un evento futuro o a un evento supuesto,  una descripción con sentido común del término riesgo debería incluir las circunstancias que amenacen con disminuir la seguridad, el bienestar social, la salud, el bienestar y la libertad de una entidad determinada, esta descripción no apunta a definiciones técnicas o específicas del riesgo, pero ejemplifica el rango de aplicaciones que posee ese término y aclara que el concepto de riesgo está estrechamente ligado a valores humanos significativos.

El riesgo puede consistir en la mera posibilidad de un hecho adverso, en la causa de un evento, en la magnitud de la consecuencia, en alguien o algo considerado como peligroso y también en la conceptualización de un procedimiento para la estimación de una cantidad.

FACTORES DE RIESGOS: el trabajador en los archivos, aunque no se encuentra en el Sistema de clasificación de riesgos profesionales, se puede asimilar al de clase 1 Riesgo Mínimo, según el decreto 2100 de 1995. No obstante, cuando el estado del archivo presente desorganización, inadecuada condiciones de ubicación y mantenimiento o elevada contaminación biológica, se puede catalogar estos riesgos como máximos, por la gravedad de su incidencia en la salud del trabajador.

Varias clases de factores de riesgos

Ambiente de trabajo y microclima: representado en: Temperaturas extremas (calor o frío), niveles de luz natural inadecuada, aireación natural deficiente, humedad relativa y lluvias, electricidad atmosférica, presiones barométricas inusuales.

Contaminantes del ambiente: son todos los fenómenos de naturaleza física no mecánicos que se presentan durante el trabajo y que pueden causar enfermedades y lesiones orgánicas a los trabajadores, Pueden ser físicos (no mecánicos), tales como ruido, vibraciones; químicos tales como Sólidos, Líquidos, Gases y Vapores, aerosoles: polvos, Humos, rocíos, Neblina o de tipo biológico, como los organismos microscópico (bacterias, virus, hongos, parásitos). Este tipo de riesgo es muy frecuente en los archivos, dada las inadecuadas condiciones de conservación en la que se encuentran algunos de ellos, con presencia de roedores y con documentos afectados por ataques de insectos y microorganismos. Estos agentes patógenos son vectores que facilitan el contagio de infecciones en la piel a las personas que generan enfermedades de tipo respiratorio.

Insalubridad y ambiente deficiente: son aquellos factores de riesgos que se caracterizan por ser fuente de molestia o de posibles enfermedades, para el trabajador, ejemplo desechos y olores desagradables, acumulación de basuras, elementos de aseo inexistentes o inapropiados, entre otros. Ejemplo desechos y olores desagradables, acumulación de basuras, elementos de aseo inexistentes o inapropiados, entre otros.

Psicosocial productores de sobrecarga psíquica: son todos aquellos factores de riesgos generados por la organización del trabajo o de la sociedad circundante (extra laboral), que pueden producir en los trabajadores tenciones emocionales desagradables, repetitivas y prolongadas. Ejemplo actividades monótonas, inestabilidad laboral, tareas sin valorar.

Archivistas,  riesgos y documentos: Los archivistas en el país sea cual sea su preparación educativa, se han convertido en un gremio importante en el ámbito laboral y profesional, inclusive con anterioridad a la aparición de la “Ley General de Archivos”. El acervo documental como fin primordial en la custodia y aplicación de la práctica archivística se convierte en la razón de ser de la vida laboral de estos trabajadores. Es entonces que la salud del archivista se ve afectada al aparecer en su entorno riesgos que otras dependencias no poseen y que se hacen característicos para las áreas de archivo.

2. Tablas de retención documental

3. Clasificación de la documentación recibida
- Correspondencia personal
- Folletos, revistas y publicaciones
- Publicaciones oficiales recibidas (internas y externas)
- Comunicaciones confidenciales recibidas (internas y externas)
- Comunicaciones recibidas por fax
Comunicaciones recibidas atreves de correos electrónicos