Bienvenidos estudiantes del grado 11º, espero que aprovechen este blog para afianzar sus conocimientos y temas vistos en clase!!!. Recuerden que el Éxito depende solo de ti y de tu actitud frente a la educación!!
II PERIODO
Comités
Comité Organizador, Comité de Administración, Comité de Relaciones Públicas, entre otros de acuerdo con la magnitud del evento.
Organización del evento
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
Comité de administración
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
Comité académico
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comité de relaciones públicas
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:
Organización del evento
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
Comité de administración
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
Comité académico
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comité de relaciones públicas
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:
promoción y divulgación
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa.
Organización del evento
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
Comité de administración
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
Comité académico
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comité de relaciones públicas
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:
Organización del evento
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
Comité de administración
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
Comité académico
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comité de relaciones públicas
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:
promoción y divulgación
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa.
Cronograma de actividades. Concepto, concertación, elaboración y divulgación.
Empiece la organización de eventos con anticipación
Si usted está organizando un evento para un departamento en una empresa, la anticipación no debería ser un problema, sobre todo si su jefe "contribuye" obligando a todos a asistir.
Sin embargo, cuando el foco del evento que está organizando es una audiencia menos conocida, entonces usted enfrenta desafíos nuevos y diferentes. Además de los detalles de planificación normal que implica un evento interno, usted probablemente tendrá que tratar con algún tipo de mercadeo o publicidad.
Procure empezar a planear aproximadamente con 4 a 6 meses de anticipación dependiendo de si su evento durará varios días o si se espera que los invitados realicen una inversión económica. Considere que los eventos pagados o las sesiones más prolongadas requerirán mayor planificación de parte de los asistentes también.
Aunque, si su evento se lleva a cabo en otro país, ya sea o no que usted esté familiarizado con el país elegido, y sobre todo, si planea vender la asistencia a su conferencia... entonces debe ser muy paciente y realista y debería empezar a trabajar con al menos 6 meses, y preferiblemente todo un año de anticipación.
¿Qué apariencia debe tener mi evento?
La organización de eventos exitosa, aquella en que los asistentes quedan impresionados y disfrutan no solo del contenido sino también de la organización, deben ser planeados más como un espectáculo que como una conferencia.
Adelante, atrévase a ser original! En realidad no importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla motivacional, usted puede IMPRESIONAR a su audiencia con su extraordinaria organización de eventos. Y como organizador, ese debe ser su objetivo... WOW!!!
Existen tantos tipos de eventos como empresas y personas, y su organización de eventos debe adaptarse según corresponda. Solo recuerde que la manera más sencilla de lograr que los asistentes prefieran pasear por el centro de conferencias o hablar por sus celulares durante el curso de las sesiones es estrujar 10 presentaciones formales con presentaciones power point en un horario de 9 a 5. ¡Usted puede lograr algo mucho mejor que eso!
Así que inicie la organización de su evento escribiendo un "guión" de lo que desea ofrecer. Piense en un tema general, calcule cuánto tiempo necesitará para dar la bienvenida sus invitados, calentar a la audiencia, ofrecer las lecciones clave de cada sesión y ofrecer a los participantes suficiente tiempo para compartir e intercambiar las ideas generadas por su mensaje.
No sea tímido cuando se trata de decoración, pancartas, publicidad y materiales para la audiencia. !Entregue materiales que valga la pena guardar! Continuarán vendiendo por usted durante mucho tiempo.
Sin importar cual sea la composición de su audiencia (personal de un departamento o un grupo aleatorio de asistentes), incluya en su organización algunas actividades de acercamiento, rompe hielos, ejercicios de trabajo en equipo y otros. Se sorprenderá de ver cuántas personas disfrutan de estas actividades y la rapidez con la que un grupo de extraños empieza a compartir sus ideas.
¡Saque a relucir el niño en su audiencia! Pida a un consultor musical que organice una pieza de percusión improvisada con la ayuda de la audiencia, caliente la sala con un agradable espectáculo musical, enseñe a su audiencia ejercicios de estiramiento al empezar la mañana, debe haber algo especial y apropiado que puede hacer con su grupo!
O puede ser realmente atrevido... deshágase de todas las conferencias, sí, de todas, y prepare un show de entrevistas con diferentes sesiones y participantes moderadas por un experto en la materia... ¡eso sí que es diversión y aprendizaje al mismo tiempo!
Igual que en los primeros cinco minutos uno puede saber si una película es de horror o de romance, su audiencia también puede saber en cinco minutos si su evento será un recuerdo duradero y placentero o solo uno más del montón... ¡y ciertamente le devolverán como corresponde!
¿Qué tan pronto debo empezar a enviar las invitaciones?
En cuanto sea posible es cuando debe empezar a enviar las invitaciones para su evento. En general, la organización de eventos debe considerar al menos dos meses para empezar a enviar la primera comunicación formal si su audiencia es local, y hasta seis meses o más si la organización de su evento pretende reunir un grupo internacional.
Para romper el hielo empiece a contarle a todos sobre su evento tan pronto como sea posible -- incluso si lo hace informalmente -- para que pueda empezar a captar el interés de la gente y lograr que deseen recibir más información. No tener la fecha definitiva no es excusa para aprovechar las redes sociales. Prepare algunos materiales atractivos y genere expectativa.
Cuando la organización de su evento involucre viajes internacionales, usted debe definitivamente pensar en enviar sus invitaciones con mucha anticipación. Es poco probable que la gente deje todo de lado para viajar alrededor del mundo con apenas unas pocas semanas de aviso. Para eventos internacionales usted debe avisar con al menos 4 meses de anticipación para que la audiencia se decida y se prepare. Seis meses o más no debería considerarse como demasiado tiempo.
También cuando su evento requiera la inversión económica de los participantes, usted debe brindarles suficiente tiempo para asignar los fondos o para solicitarlos a diferentes personas o departamentos en sus organizaciones. Así que 4 a seis meses también se considera una buena pauta.
Otro aspecto importante a considerar es cuánto tiempo espera que la audiencia dedique a su evento. Será más fácil que la gente encuentre el tiempo para asistir a una conferencia o taller de 5-8 pm, que para registrarse en un campamento de entrenamiento de una semana. Así que, nuevamente, permita al menos 4 meses para que la gente acomode su agenda.
¿Cuánto puedo cobrar por mi evento?
Planee investigar un poco su mercado.
Observe lo que hace la competencia, cuánto están cobrando? Cuánto es lo que normalmente pagan sus clientes potenciales?
Puede usted manejar un precio similar al de ellos o necesita cobrar más, o tal vez puede cobrar menos?
Si usted es nuevo en el negocio de organización de eventos tal vez se sienta tentado a cobrar menos para atraer una mayor cantidad de gente. Sin embargo, debe ser cuidadoso al fijar su precio, porque demasiado bajo también puede indicar a sus invitados que su evento no es tan bueno. Otro inconveniente es que en el futuro puede ser más difícil para usted justificar un aumento en sus tarifas para equipararse con la competencia.
También si el precio es el único motivo por el que sus invitados eligen su evento en lugar del de la competencia un competidor bien establecido puede fácilmente disminuir sus precios y sacarle del mercado.
Un evento de calidad tiene un precio ¡no importa si es su primero o el número cien! Así que, esfuércese por ofrecer buenos materiales y preséntalos de forma amena y entretenida y su precio se irá ajustando solo.
Ideas para Elegir la Sede del Evento
Elegir el lugar para celebrar su evento es una decisión importante en la organización de eventos.
Conference venue
Audiencia Internacional y Servicios de Traducción
Cuando su organización de eventos involucra gente de diferentes países o nacionalidades, debe considerar la posibilidad de requerir servicios de traducción simultánea o asistencia en comunicación.
No importa si su evento es una gran conferencia o una pequeña reunión de negocios, entrevista o curso de capacitación, si su conferencista habla un idioma diferente del que habla o comprende la mayoría de la audiencia, usted definitivamente necesitará servicios de traducción simultánea.
Resulta muy frustrante para la audiencia asistir a un evento en el que se supone que deben hablar o comprender un idioma que no es el propio. Algunas veces, incluso cuando se ofrece la asistencia de traducción simultánea, una parte importante de la audiencia se abstiene de participar o hacer preguntas. Por este motivo resulta esencial que organice actividades de interacción para romper el hielo y ayudar a los asistentes a entender que lo que dicen en un idioma será traducido exitosamente al resto de los participantes.
La contratación de servicios de traducción simultánea implica el alquiler de equipo de traducción simultánea y posiblemente una cabina para los intérpretes. Definitivamente también necesitará equipo de amplificación de sonido, aunque si su evento es suficientemente grande, ya probablemente ha tomado en cuenta este servicio en su organización de eventos.
Algo importante que debe hacer cuando ha decido contratar servicios de traducción simultánea es asegurarse de informarlo a todos. Incluya una nota en sus materiales de mercadeo y correos, asegúrese de que todo el mundo sepa que la conferencia será traducida a su idioma. Esto le ayudará a atraer un segmento de prospectos que de otra manera no considerarían asistir a su evento.
¿Cómo puedo motivar a la gente para que asista a mi evento?
La publicidad es definitivamente la mejor manera de atraer prospectos, ya sea a nivel interno o entre el público en general. Por este motivo, en su organizacion de eventos debe brindar suficiente anticipación para aumentar las probabilidades de llenar los cupos disponibles.
Queue of people
Durante su organización de eventos hay cosas que puede combinar con su publicidad para motivar a los prospecto a comprometerse con su evento. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para el registro, y puede ofrecer un descuento para los registros recibidos en o antes de cierta fecha.
También puede ofrecer regalos a quienes se registren temprano, como bonificaciones, certificados de regalo, descuentos de empresas asociadas, libros, etc.
Si ofrece traducción simultánea en dos o más idiomas, asegúrese de hacer publicidad en estos idiomas también, podría estar duplicando o triplicando su foco de mercado.
Empiece la organización de eventos con anticipación
Si usted está organizando un evento para un departamento en una empresa, la anticipación no debería ser un problema, sobre todo si su jefe "contribuye" obligando a todos a asistir.
Sin embargo, cuando el foco del evento que está organizando es una audiencia menos conocida, entonces usted enfrenta desafíos nuevos y diferentes. Además de los detalles de planificación normal que implica un evento interno, usted probablemente tendrá que tratar con algún tipo de mercadeo o publicidad.
Procure empezar a planear aproximadamente con 4 a 6 meses de anticipación dependiendo de si su evento durará varios días o si se espera que los invitados realicen una inversión económica. Considere que los eventos pagados o las sesiones más prolongadas requerirán mayor planificación de parte de los asistentes también.
Aunque, si su evento se lleva a cabo en otro país, ya sea o no que usted esté familiarizado con el país elegido, y sobre todo, si planea vender la asistencia a su conferencia... entonces debe ser muy paciente y realista y debería empezar a trabajar con al menos 6 meses, y preferiblemente todo un año de anticipación.
¿Qué apariencia debe tener mi evento?
La organización de eventos exitosa, aquella en que los asistentes quedan impresionados y disfrutan no solo del contenido sino también de la organización, deben ser planeados más como un espectáculo que como una conferencia.
Adelante, atrévase a ser original! En realidad no importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla motivacional, usted puede IMPRESIONAR a su audiencia con su extraordinaria organización de eventos. Y como organizador, ese debe ser su objetivo... WOW!!!
Existen tantos tipos de eventos como empresas y personas, y su organización de eventos debe adaptarse según corresponda. Solo recuerde que la manera más sencilla de lograr que los asistentes prefieran pasear por el centro de conferencias o hablar por sus celulares durante el curso de las sesiones es estrujar 10 presentaciones formales con presentaciones power point en un horario de 9 a 5. ¡Usted puede lograr algo mucho mejor que eso!
Así que inicie la organización de su evento escribiendo un "guión" de lo que desea ofrecer. Piense en un tema general, calcule cuánto tiempo necesitará para dar la bienvenida sus invitados, calentar a la audiencia, ofrecer las lecciones clave de cada sesión y ofrecer a los participantes suficiente tiempo para compartir e intercambiar las ideas generadas por su mensaje.
No sea tímido cuando se trata de decoración, pancartas, publicidad y materiales para la audiencia. !Entregue materiales que valga la pena guardar! Continuarán vendiendo por usted durante mucho tiempo.
Sin importar cual sea la composición de su audiencia (personal de un departamento o un grupo aleatorio de asistentes), incluya en su organización algunas actividades de acercamiento, rompe hielos, ejercicios de trabajo en equipo y otros. Se sorprenderá de ver cuántas personas disfrutan de estas actividades y la rapidez con la que un grupo de extraños empieza a compartir sus ideas.
¡Saque a relucir el niño en su audiencia! Pida a un consultor musical que organice una pieza de percusión improvisada con la ayuda de la audiencia, caliente la sala con un agradable espectáculo musical, enseñe a su audiencia ejercicios de estiramiento al empezar la mañana, debe haber algo especial y apropiado que puede hacer con su grupo!
O puede ser realmente atrevido... deshágase de todas las conferencias, sí, de todas, y prepare un show de entrevistas con diferentes sesiones y participantes moderadas por un experto en la materia... ¡eso sí que es diversión y aprendizaje al mismo tiempo!
Igual que en los primeros cinco minutos uno puede saber si una película es de horror o de romance, su audiencia también puede saber en cinco minutos si su evento será un recuerdo duradero y placentero o solo uno más del montón... ¡y ciertamente le devolverán como corresponde!
¿Qué tan pronto debo empezar a enviar las invitaciones?
En cuanto sea posible es cuando debe empezar a enviar las invitaciones para su evento. En general, la organización de eventos debe considerar al menos dos meses para empezar a enviar la primera comunicación formal si su audiencia es local, y hasta seis meses o más si la organización de su evento pretende reunir un grupo internacional.
Para romper el hielo empiece a contarle a todos sobre su evento tan pronto como sea posible -- incluso si lo hace informalmente -- para que pueda empezar a captar el interés de la gente y lograr que deseen recibir más información. No tener la fecha definitiva no es excusa para aprovechar las redes sociales. Prepare algunos materiales atractivos y genere expectativa.
Cuando la organización de su evento involucre viajes internacionales, usted debe definitivamente pensar en enviar sus invitaciones con mucha anticipación. Es poco probable que la gente deje todo de lado para viajar alrededor del mundo con apenas unas pocas semanas de aviso. Para eventos internacionales usted debe avisar con al menos 4 meses de anticipación para que la audiencia se decida y se prepare. Seis meses o más no debería considerarse como demasiado tiempo.
También cuando su evento requiera la inversión económica de los participantes, usted debe brindarles suficiente tiempo para asignar los fondos o para solicitarlos a diferentes personas o departamentos en sus organizaciones. Así que 4 a seis meses también se considera una buena pauta.
Otro aspecto importante a considerar es cuánto tiempo espera que la audiencia dedique a su evento. Será más fácil que la gente encuentre el tiempo para asistir a una conferencia o taller de 5-8 pm, que para registrarse en un campamento de entrenamiento de una semana. Así que, nuevamente, permita al menos 4 meses para que la gente acomode su agenda.
¿Cuánto puedo cobrar por mi evento?
Planee investigar un poco su mercado.
Observe lo que hace la competencia, cuánto están cobrando? Cuánto es lo que normalmente pagan sus clientes potenciales?
Puede usted manejar un precio similar al de ellos o necesita cobrar más, o tal vez puede cobrar menos?
Si usted es nuevo en el negocio de organización de eventos tal vez se sienta tentado a cobrar menos para atraer una mayor cantidad de gente. Sin embargo, debe ser cuidadoso al fijar su precio, porque demasiado bajo también puede indicar a sus invitados que su evento no es tan bueno. Otro inconveniente es que en el futuro puede ser más difícil para usted justificar un aumento en sus tarifas para equipararse con la competencia.
También si el precio es el único motivo por el que sus invitados eligen su evento en lugar del de la competencia un competidor bien establecido puede fácilmente disminuir sus precios y sacarle del mercado.
Un evento de calidad tiene un precio ¡no importa si es su primero o el número cien! Así que, esfuércese por ofrecer buenos materiales y preséntalos de forma amena y entretenida y su precio se irá ajustando solo.
- Los expertos nos dicen que algunas buenas formas de demostrar la calidad de su evento son: bullet Utilice estudios de casos y testimonios para demostrar el tipo de resultados que ofrece el bullet Aproveche su experiencia para convencer a sus prospecto de que usted es EL experto en la materia.bullet Garantice sus resultados. Aunque suene muy arriesgado, por muchos motivos este es el método correcto. Puede ayudarle a atraer grupos que podrían no haberse arriesgado con usted en primer lugar.bullet Traiga un conferencista invitado que cuente con mejor reconocimiento en el mercado que usted.
Ideas para Elegir la Sede del Evento
Elegir el lugar para celebrar su evento es una decisión importante en la organización de eventos.
- Primero que nada, la ubicación debe ser conveniente para sus invitados. Si usted piensa en un destino exótico, entonces debe también considerar opciones de transporte y/o hospedaje para los asistentes.
Conference venue
- El lugar que usted elija también debe adaptarse bien a su presupuesto y al tipo de evento que ofrece. Un lugar muy elegante y caro podría obligarte a cobrar un precio muy alto o a asignar un presupuesto demasiado alto para un evento que tal vez no justifique la inversión. El secreto de la organización de eventos es encontrar lugares agradables donde se puede ofrecer un excelente evento por un precio razonable y con todas las conveniencias.
- Sin embargo, siempre hay aspectos importantes a considerar. El lugar debe ser suficientemente grande para atender a su audiencia, tal vez incluso más grande de lo necesario en caso de que pueda registrar asistentes adicionales.
- Asegúrese de que hay suficiente parqueo para todos sus invitados o considere valet parking si el parqueo no está convenientemente ubicado con relación a la sala de conferencias.
- El lugar debe ofrecer un ambiente agradable, no muy viejo, no muy pasado de moda, debe oler bien y verse atractivo y relajante.
- Debe evitar lugares bulliciosos o concurridos. Su audiencia merece un ambiente tranquilo en el cual trabajar y aprender.
- Si su organización de eventos incluye alimentación, debe asegurarse de que la comida sea buena y servida en cantidades adecuadas, usted no quiere que sus invitados pasen hambre durante su evento o anden por todo el lugar buscando refrigerios para compensar las escasas comidas. Sin embargo, tampoco debe atiborrar a sus asistentes, porque se arriesga a que se queden dormidos durante las sesiones.
- Básicamente debe recurrir a su sentido común. Visite los posibles lugares con anticipación y piense... me gustaría pasar varias horas en este lugar? Estaría dispuesto a pagar x cantidad de dinero por estar aquí? Confíe en sus instintos y si algo le dice que el lugar no es el correcto, tómese el tiempo y siga buscando.
Audiencia Internacional y Servicios de Traducción
Cuando su organización de eventos involucra gente de diferentes países o nacionalidades, debe considerar la posibilidad de requerir servicios de traducción simultánea o asistencia en comunicación.
No importa si su evento es una gran conferencia o una pequeña reunión de negocios, entrevista o curso de capacitación, si su conferencista habla un idioma diferente del que habla o comprende la mayoría de la audiencia, usted definitivamente necesitará servicios de traducción simultánea.
Resulta muy frustrante para la audiencia asistir a un evento en el que se supone que deben hablar o comprender un idioma que no es el propio. Algunas veces, incluso cuando se ofrece la asistencia de traducción simultánea, una parte importante de la audiencia se abstiene de participar o hacer preguntas. Por este motivo resulta esencial que organice actividades de interacción para romper el hielo y ayudar a los asistentes a entender que lo que dicen en un idioma será traducido exitosamente al resto de los participantes.
La contratación de servicios de traducción simultánea implica el alquiler de equipo de traducción simultánea y posiblemente una cabina para los intérpretes. Definitivamente también necesitará equipo de amplificación de sonido, aunque si su evento es suficientemente grande, ya probablemente ha tomado en cuenta este servicio en su organización de eventos.
Algo importante que debe hacer cuando ha decido contratar servicios de traducción simultánea es asegurarse de informarlo a todos. Incluya una nota en sus materiales de mercadeo y correos, asegúrese de que todo el mundo sepa que la conferencia será traducida a su idioma. Esto le ayudará a atraer un segmento de prospectos que de otra manera no considerarían asistir a su evento.
¿Cómo puedo motivar a la gente para que asista a mi evento?
La publicidad es definitivamente la mejor manera de atraer prospectos, ya sea a nivel interno o entre el público en general. Por este motivo, en su organizacion de eventos debe brindar suficiente anticipación para aumentar las probabilidades de llenar los cupos disponibles.
Queue of people
Durante su organización de eventos hay cosas que puede combinar con su publicidad para motivar a los prospecto a comprometerse con su evento. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para el registro, y puede ofrecer un descuento para los registros recibidos en o antes de cierta fecha.
También puede ofrecer regalos a quienes se registren temprano, como bonificaciones, certificados de regalo, descuentos de empresas asociadas, libros, etc.
Si ofrece traducción simultánea en dos o más idiomas, asegúrese de hacer publicidad en estos idiomas también, podría estar duplicando o triplicando su foco de mercado.
Proceso Administrativo. Concepto y etapas
El Proceso Administrativo y la Organización de Eventos
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
Reyes Ponce define así a la Administración: "El conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".
La administración es la técnica de la coordinación.
Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que integran una empresa.
Es un proceso que comprende actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ello recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. El proceso de administración se refiere a la ejecución de pasos y etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO OJO LO SUBRAYADO EN GRIS YA LO TIENEN ¡!!
Se compone por dos fases: mecánica y dinámica.
1. La mecánica administrativa: (teórica o estructural) es la fase donde se realiza la estructura principal del organismo social. Comprende los siguientes elementos:
Ø Previsión: ¿Qué se puede hacer?
Ø Planeación: ¿Qué se va a hacer?
Ø Organización: ¿Cómo se va a hacer?
2. La dinámica administrativa: (práctica u operativa) es la fase donde se realiza la ejecución con eficiencia y eficacia del organismo social. Comprende los siguientes elementos:
Ø Integración: ¿Con qué y con quién se va a hacer?
Ø Dirección: Ver que se haga
Ø Control: ¿Cómo se hizo?
PREVISIÓN
La previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer planes. Responde a la pregunta ¿qué se puede hacer?
Es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de la misma".
Etapas de la Previsión:
v Fijar los objetivos o fines que se persigan.
v Investigar los factores positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la búsqueda de los objetivos.
v Determinar los cursos alternativos de acción y elegir alguno como base de los planes trazados.
Principios de la Previsión:
ü Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, la Incertidumbre y la Probabilidad.
ü Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas.
ü Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativa como cuantitativamente.
PLANEACIÓN
Con base en las previsiones realizadas en la previsión, la planeación fija con precisión lo que va a hacerse.
La planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización".
Etapas de la Planeación:
v Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.
v Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades.
v Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes.
v Presupuestos: Modalidad especial de los programas, su principal característica es la determinación cuantitativa de los elementos programados.
Principios de la Planeación:
ü Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.
ü Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que puedan surgir.
ü Principio de la Unidad: Todos los planes aplicados a la empresa, deben estar de tal manera coordinados e integrados conformando un solo plan general.
ORGANIZACIÓN
La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".
Etapas de la Organización:
v Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
v Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
v Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada por una persona.
Principios de la Organización:
ü Principio de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza cuando se desarrolla una actividad limitada y concreta.
ü Principio de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo jefe.” Principio fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la organización.
ü Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: “debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
ü Principio del equilibrio de dirección-control: “a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.”
INTEGRACIÓN
Responde a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social".
Elementos de la Integración:
v Reclutamiento: Hacer de personas extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto.
v Selección: Escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos.
v Introducción: Articular y armonizar de forma rápida y adecuada, al nuevo elemento al grupo social del que formará parte.
v Desarrollo: Desenvolver las cualidades innatas que las personas poseen, para lograr su máxima realización, dentro de la empresa.
Principios de la Integración de personas:
ü De la adecuación de hombres y funciones: Adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Buscar los recursos humanos que reúnan los requisitos mínimos para desempeñar la actividad o función adecuadamente.
ü De la provisión de elementos administrativos: Proveer a los miembros de la empresa de los elementos administrativos necesarios para el desarrollo eficiente de las funciones del puesto.
Principios de la Integración de cosas:
ü Del carácter administrativo de la integración: Dentro de todas las funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, que se fundan en la coordinación, como la simplificación de métodos, distribución de áreas, mantenimiento preventivo, etc.
ü Del abastecimiento oportuno: Disponer de todos los elementos materiales necesarios, en cantidad y tiempo.
ü De la instalación y mantenimiento: Conducir tales actividades de manera que pueda evitarse que los espacios y elementos materiales permanezcan improductivos un tiempo considerable.
ü De la delegación y control: A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, con el propósito de mantener informado al delegante de los resultados de conjunto.
DIRECCIÓN
Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas".
Etapas de la Dirección:
v Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en acción.”
v Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción necesarias, debidamente coordinadas.
v Supervisión: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado.
Principios de la Dirección:
ü El principio de la coordinación de intereses: “El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales.”
ü El principio de la impersonalidad de mando: “Se refiere a que la autoridad debe ejercerse, más como producto de una necesidad de toda la organización que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.”
ü Principio de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos. Deben respetarse los niveles jerárquicos correspondientes.
ü Principio de la resolución de conflicto: Resolver los problemas que surjan lo más pronto posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes.
ü Principio del aprovechamiento del conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.
CONTROL
La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes"
Etapas del Control:
v Establecimiento de normas: Son la base de todo control y las que permitirán realizar las comparaciones.
v Operación de los controles: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.
v Interpretación de resultados: Función administrativa que vuelve a constituir un medio de planeación.
Principios del Control:
ü Del carácter administrativo del control: Distinguir las operaciones de control de la función de control. La función es de carácter administrativo y la operación de carácter técnico.
ü De los estándares: El control es imposible si no existen estándares prefijados, será mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
ü Del carácter medial del control: Un control sólo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se espera.
ü Del principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.
El Proceso Administrativo y la Organización de Eventos
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
Reyes Ponce define así a la Administración: "El conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".
La administración es la técnica de la coordinación.
Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que integran una empresa.
Es un proceso que comprende actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ello recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. El proceso de administración se refiere a la ejecución de pasos y etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO OJO LO SUBRAYADO EN GRIS YA LO TIENEN ¡!!
Se compone por dos fases: mecánica y dinámica.
1. La mecánica administrativa: (teórica o estructural) es la fase donde se realiza la estructura principal del organismo social. Comprende los siguientes elementos:
Ø Previsión: ¿Qué se puede hacer?
Ø Planeación: ¿Qué se va a hacer?
Ø Organización: ¿Cómo se va a hacer?
2. La dinámica administrativa: (práctica u operativa) es la fase donde se realiza la ejecución con eficiencia y eficacia del organismo social. Comprende los siguientes elementos:
Ø Integración: ¿Con qué y con quién se va a hacer?
Ø Dirección: Ver que se haga
Ø Control: ¿Cómo se hizo?
PREVISIÓN
La previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer planes. Responde a la pregunta ¿qué se puede hacer?
Es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de la misma".
Etapas de la Previsión:
v Fijar los objetivos o fines que se persigan.
v Investigar los factores positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la búsqueda de los objetivos.
v Determinar los cursos alternativos de acción y elegir alguno como base de los planes trazados.
Principios de la Previsión:
ü Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, la Incertidumbre y la Probabilidad.
ü Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas.
ü Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativa como cuantitativamente.
PLANEACIÓN
Con base en las previsiones realizadas en la previsión, la planeación fija con precisión lo que va a hacerse.
La planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización".
Etapas de la Planeación:
v Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.
v Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades.
v Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes.
v Presupuestos: Modalidad especial de los programas, su principal característica es la determinación cuantitativa de los elementos programados.
Principios de la Planeación:
ü Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.
ü Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que puedan surgir.
ü Principio de la Unidad: Todos los planes aplicados a la empresa, deben estar de tal manera coordinados e integrados conformando un solo plan general.
ORGANIZACIÓN
La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".
Etapas de la Organización:
v Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
v Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
v Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada por una persona.
Principios de la Organización:
ü Principio de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza cuando se desarrolla una actividad limitada y concreta.
ü Principio de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo jefe.” Principio fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la organización.
ü Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: “debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
ü Principio del equilibrio de dirección-control: “a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.”
INTEGRACIÓN
Responde a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social".
Elementos de la Integración:
v Reclutamiento: Hacer de personas extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto.
v Selección: Escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos.
v Introducción: Articular y armonizar de forma rápida y adecuada, al nuevo elemento al grupo social del que formará parte.
v Desarrollo: Desenvolver las cualidades innatas que las personas poseen, para lograr su máxima realización, dentro de la empresa.
Principios de la Integración de personas:
ü De la adecuación de hombres y funciones: Adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Buscar los recursos humanos que reúnan los requisitos mínimos para desempeñar la actividad o función adecuadamente.
ü De la provisión de elementos administrativos: Proveer a los miembros de la empresa de los elementos administrativos necesarios para el desarrollo eficiente de las funciones del puesto.
Principios de la Integración de cosas:
ü Del carácter administrativo de la integración: Dentro de todas las funciones técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos, que se fundan en la coordinación, como la simplificación de métodos, distribución de áreas, mantenimiento preventivo, etc.
ü Del abastecimiento oportuno: Disponer de todos los elementos materiales necesarios, en cantidad y tiempo.
ü De la instalación y mantenimiento: Conducir tales actividades de manera que pueda evitarse que los espacios y elementos materiales permanezcan improductivos un tiempo considerable.
ü De la delegación y control: A toda delegación debe corresponder un sistema fijo y estable de control, con el propósito de mantener informado al delegante de los resultados de conjunto.
DIRECCIÓN
Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones tomadas directamente, y con frecuencia delegando dicha autoridad, vigilando simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas".
Etapas de la Dirección:
v Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en acción.”
v Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción necesarias, debidamente coordinadas.
v Supervisión: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado.
Principios de la Dirección:
ü El principio de la coordinación de intereses: “El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales.”
ü El principio de la impersonalidad de mando: “Se refiere a que la autoridad debe ejercerse, más como producto de una necesidad de toda la organización que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.”
ü Principio de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos. Deben respetarse los niveles jerárquicos correspondientes.
ü Principio de la resolución de conflicto: Resolver los problemas que surjan lo más pronto posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes.
ü Principio del aprovechamiento del conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.
CONTROL
La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes"
Etapas del Control:
v Establecimiento de normas: Son la base de todo control y las que permitirán realizar las comparaciones.
v Operación de los controles: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.
v Interpretación de resultados: Función administrativa que vuelve a constituir un medio de planeación.
Principios del Control:
ü Del carácter administrativo del control: Distinguir las operaciones de control de la función de control. La función es de carácter administrativo y la operación de carácter técnico.
ü De los estándares: El control es imposible si no existen estándares prefijados, será mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
ü Del carácter medial del control: Un control sólo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se espera.
ü Del principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.
Agenda del evento. Concepto y organización.
Logística para y durante la realización del evento:
Documentos.
Soportes documentales
4. Soportes tecnológicos aplicados a la Organización de Eventos.
Algunos métodos fáciles para promover su evento
La clave en la organización de eventos, incluso con un presupuesto limitado, es convencer a otros de que le hagan publicidad.
Si usted logra que otros hablen sobre su evento, definitivamente economizará dinero en mercadeo y esto redundará en beneficio de su organización de eventos.
Así que, adelante y busque colegas que ya estén relacionados con su lista de invitados. Solicite su patrocinio en su evento a cambio de publicidad, mercancía, un porcentaje de la inscripción, un descuento para sus clientes o tal vez solo la excusa de mantenerse en contacto con su lista de correos. No sabe la cantidad de profesionales que ya no saben que poner en sus boletines.
Si este no es su primer evento, pida a asistentes anteriores que le recomienden a otros. Una buena idea es ofrecer a los asistentes un formulario de retroalimentación para devolver al final del evento. De esta manera no solo puede conocer lo que ha sido bueno o malo en su evento, sino que también puede pedir comentarios o incluso recomendaciones de amigos o colegas que podrían estar interesados en sus próximos eventos.
¿Qué tan frecuentemente debo contactar a mis invitados?
¡Tan frecuentemente como lo permita su presupuesto! Afortunadamente, hoy en día hay muchas maneras rentables de anunciar cualquier cosa. Internet es definitivamente una excelente herramienta para informar a otros sobre su evento.
Primero que nada, necesitará una lista de correos... ¡y una buena! Comprar una lista de correos es una gran decisión que debe enfrentar con cautela. Muchas empresas tratarán de convencer de que tienen la lista de correos que usted necesita, cuando en realidad lo único que tienen es una lista al azar de e-mails sin ninguna idea del perfil de los destinatarios. Su propia lista debería ser la mejor lista. Si ha trabajado en organización de eventos durante algún tiempo, probablemente ya tiene una buena lista de contactos en los que se puede enfocar con su campaña.
Sin embargo, si no tiene tanta experiencia y requiere adquirir una lista, busque una empresa con buena reputación que pueda darle referencias de clientes con negocios similares al suyo. No tema pedir referencias a cualquiera que involucre en su organización de eventos, usualmente es la única manera de avanzar si se está iniciando en una nueva área.
Un Website también es una buena manera de promover cualquier proyecto de negocios incluso uno de organizacion de eventos. Sin embargo, debe saber que un website necesita tiempo para crecer y evolucionar. Usted no puede esperar tener un website bien posicionado con los buscadores con muy poco contenido o solo unas cuantas semanas de operación.
Así que el mejor camino es empezar su Website lo antes posible. Construya un website permanente para su empresa de organizacion de eventos y agregue una página o grupo de páginas especiales para cada evento que planee.
Pero asegúrese de investigar profundamente. Averigue cuál es la mejor manera de diseñar un sitio y el tipo de contenido que debería incluir para atraer visitantes.
Internet , Intranet, Correo Electrónico
Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, lo cual garantiza que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció la primera conexión de computadoras, conocida como Arpanet, entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos. El género de la palabra Internet es ambiguo según el Diccionario de la lengua española de la Real Academia Española.3 4
Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web (WWW o la Web), a tal punto que es habitual la confusión entre ambos términos. La WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Esta fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Internet como medio de transmisión.5
Existen, por tanto, muchos otros servicios y protocolos en Internet, aparte de la Web: el envío de correo electrónico (SMTP), la transmisión de archivos (FTP y P2P), las conversaciones en línea (IRC), la mensajería instantánea y presencia, la transmisión de contenido y comunicación multimedia —telefonía (VoIP), televisión (IPTV)—, los boletines electrónicos (NNTP), el acceso remoto a otros dispositivos (SSH y Telnet) o los juegos en línea.5 6 7
Uno de los mayores problemas de la gestión de la información interna de las empresas es la variedad de plataformas y sistemas informáticos existentes en cualquier organización, y los problemas para compartir información entre ellos. Una de las grandes ventajas de Internet, que explica su éxito internacional es que da cabida a todo tipo de equipos, (mac, pc, unix, vax, etc...) fabricantes, redes, tecnologías y medios físicos de transmisión. Con estas premisas, una idea muy interesante es utilizar las tecnologías de Internet dentro de una organización. En ello se basan las llamadas Intranet, es decir, se aprovechan de las herramientas de Internet para su utilización interna dentro de las redes corporativas de la empresa.
APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO
En la Intranet se utiliza correo electrónico aunque esta es interno, es decir, sin necesidad de tener acceso a internet.Se utilizan todas la demás herramientas de internet: listas de distribución, boletines de noticias, transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencias, etc.La información puede hacerse llegar al usuario de diferentes formas. Se habla de tecnologías Push y Pull. Con el correo electrónico, la información se “empuja” (Push) al destinatario que es pasivo. En el navegador o en los boletines de anuncios, los interesados succionan (Pull) la información del sistema, el usuario es activo.El cortafuegos o firewall, es una herramienta que permite controlar el acceso de usuarios a ciertas zonas de una red. Generalmente los cortafuegos se interponen entre el servidor de WWW (que es público y, por tanto, no esta protegido) y la red interna, que debe ser confidencial. Estos cortafuegos actúan como una pared de seguridad de la Intranet y puede hacerse de diversa maneras.
OTRAS FUNCIONES APLICADAS A LA EMPRESA:
A continuación exponemos algunas de las aplicaciones de la Intranet en diversos departamentos de la empresa:Contabilidad.Mediante una Intranet se pueden integrar las funciones contables y financieras del día a día.Capturar datos contables. Determinados programas de contabilidad utilizan el navegador para esta función.Medio para que la información contable este disponible para los usuarios internos, satisfaciendo el requisito de oportunidad.Dar a conocer las políticas contables de la empresa.Tramitar cuentas de gastos.Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de pagos.Marketing.Mediante una Intranet se puede informar al personal de ventas e incluso puede ser una forma de interactuar.Información sobre productos, precios, promociones, etc.Información de disponibilidad de producto y plazos de entrega.Servicios postventa para los clientes. En este caso vía extranet.
Recursos humanos:
Es una tecnología muy interesante para el departamento de RRHH como forma de intercambiar información con los empleados.Publicación de boletines, foros, eventos, etc.Tramitación de documentos como currículo, hoja de servicios, etc.Canalizar información confidencial.Formación en la empresa vía Intranet.Producción.Debemos recordar que la intranet WWW nació para dar respuesta a necesidades de trabajo en grupo.Compartir archivos, planos, documentos.Documentación y control de los procesos de trabajo.Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en grupo.Las experiencias de Intranet realizadas entre las diferentes organizaciones revelan que los contenidos informativos accesibles a través de los mismos responden, en general, a los siguientes bloques:· Acceso a directorios internos: búsqueda de teléfonos, direcciones, agendas, programaciones, etc.· Acceso a las bases de datos de la empresa.· Publicación de documentos internos: informes económicos, listas de precios, publicaciones y manuales de productos, etc. Distribución de aplicaciones.· Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.
VENTAJAS DE LA INTRANET:
Los factores que influyen poderosamente en el establecimiento de una Intranet pueden resumirse como sigue:Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo los medios clásicos.Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las plataformas informáticas.Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la información de la competencia dispuesta en internet.Sencilla integración de multimedia.Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización.Rápida formación del personal.Acceso a la internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios registrados con control de acceso.Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.
DESVENTAJAS DE LA INTRANET:
No se puede decir: “vamos a ponerla en marcha, ya se le sacará partido”. Muchas Intranet bien construidas tecnológicamente resultan un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada por que no se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.· Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad.USUARIOS Y FORMACIÓN.Hay que tener en cuenta que existen varios niveles dentro de una Intranet, los cuales corresponden al perfil de usuario:Gestor de sistemas informativos. Se encargaría de diseñar la estructura informática de la organización, planificar y realizar instalaciones de sistemas operativos y aplicaciones muy específicas, programar aplicaciones, etc.Gestor de información. Sus funciones serían la de crear el sistema de información, diseñar y mantener estructuras de bases de datos y servidores de información, diseñar aplicaciones para la gestión de información, etc.Usuarios Final. Utiliza los recursos informáticos e informativos para el desarrollo de su trabajo, en conjunto con el resto de los miembros de la organización. Para el proyecto de la biblioteca 2000, existen (a grandes rasgos) dos tipos de usuarios finales.Por un lado están las empresas, las cuales tendrían una cuenta en el servidor donde se conecten normalmente y allí podrían guardar la información que les interese.Por otro, los usuarios normales, que bien podrían ser estudiantes situados físicamente en la facultad o simplemente desde su casa por medio de una línea telefónica y una conexión SLIP.
EXTRANET
Es una red de ordenadores interconectada que utiliza los estándares de internet. El acceso a esa red está restringido a un determinado grupo de empresas y organizaciones independientes que necesitan trabajar de manera coordinada para ahorrar tiempo y dinero en sus relaciones de negocio.Una extranet es adecuada para aquellas empresas cuyas cadenas de valor son interdependientes, tienen necesidad de comunicarse datos confidenciales entre ellas y el utilizar la tecnología de internet supone un importante ahorro de tiempo y dinero.Una extranet funciona como internet, es decir, ambas utilizan los mismos estándares tecnológicos. La seguridad en el diseño de la extranet es fundamental para asegurar:Que los datos confidenciales sigan siendo confidenciales pese a viajar por la red.Que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la información que se comunican las distintas empresas participantes en la extranet.
VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL USO DE EXTRANET
Una empresa podrá ir abriendo sus archivos de información a sus proveedores y clientes, con el ahorro que esto supone: Consultas on-line de pedidos, de niveles de stock, de productos, de condiciones de compra/venta, introducción de incidencias, comunicaciones, formación on-line, etc. Es fundamental señalar que una extranet al igual que el resto de las aplicaciones relacionadas con internet se puede implantar de manera modular; se puede y debe organizar información en módulos e ir colocando esos módulos en la extranet en función de los intereses de la empresa.
APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO
La extranet permite que personas ajenas a la empresa, como clientes o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de la organización. Es decir, técnicamente se trata de que el cortafuegos permita también el acceso a usuarios externos, lo que complica los aspectos relativos a la seguridad. Naturalmente, no tienen acceso a todos los directorios sino sólo a partes concretas, por ejemplo, se les puede permitir acceso a información sobre los productos y precios. Pensemos que no siempre interesa que todo el mundo disponga de los precios de los productos.Desde el punto de vista de clientes y proveedores una extranet puede permitir a un proveedor consultar las existencias en stock de su producto accediendo al sistema de información. Como ejemplo que apunte más directamente al sistema de información contable existe la posibilidad de que un cliente consulte a través de una extranet la situación de un pedido o un proveedor la situación de una factura o estado de cuenta. Ello puede lograr una reposición más rápida y mejorar los días de facturación.Desde el punto de vista de la gestión empresarial se puede en marcar las extranet en el nuevo contexto en el que se contemplan las transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la cadena de producción estableciendo más asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de información. Además demandan información oportuna en tiempo real, a ser posible y fiable tomada de la fuente de donde surge.Esquema de las Características de una Intranet y Extranet.
Aplicaciones de las Extranets:
Las compañías utilizan Extranets para:Intercambiar grandes volúmenes de datos, utilizados.Compartir catálogos de productos con mayoristas, distribuidores, o empresas miembros de sus canales de comercialización.Colaborar con otras compañías en esfuerzos conjuntos.Desarrollar y utilizar junto con otras compañías programas de capacitación.Proveer y acceder a servicios provistos por una compañía o a un grupo de compañías - clientes.Compartir noticias y novedades con compañías asociadas.
La utilidad de una intranet: casos prácticos - Una bienvenida para el nuevo empleado Salvador ha comenzado su nueva trayectoria profesional en una compañía y su primer mensaje de correo electrónico es una invitación de acceso al portal de la empresa. En esta intranet se describen los procedimientos básicos, los horarios, las características de las oficinas y centros, el directorio de personal, las normas generales, cómo seleccionar las vacaciones o reservar una sala, las ayudas y toda la información necesaria para que se encuentre confortable desde ese instante. - En busca de candidatosEl director de área está buscando dos personas para reforzar una iniciativa novedosa y necesita candidatos internos que cubran a priori aspectos relativos a la implantación de nuevos productos. Quiere que sean dinámicos, formados en determinadas materias, capaces de asumir un rol de liderazgo, con dotes de comunicación, etc. En la intranet puede consultar la base de datos de competencias hasta encontrar a los perfiles idóneos para después invitarles a participar en el proyecto. - ¿Cuál es el procedimiento?Valentín está ausente en un curso de formación y Verónica, con unas competencias semejantes a las de su compañero, debe hacerse cargo de varias de sus gestiones para evitar que se colapse el departamento. En la base de datos de procedimientos de la intranet de la compañía aparecen explicados de forma sencilla los pasos administrativos a seguir de forma que Verónica podrá resolver las tareas de Valentín sin problemas. - Información confidencial Tres gerentes de delegación de una compañía deben elaborar los planes anuales. Para ello tienen que compartir una serie de hojas de cálculo con las que establecer los presupuestos, decidir el reparto de gastos y plasmar la previsión de ingresos. En la intranet cuentan con una zona de acceso restringido que alberga información confidencial. Aquí pueden examinar los informes de años anteriores, un mapa de ruta para elaborar el presupuesto actual, un listado de decisiones pendientes, el calendario de reuniones, etc. - Compartir documentos Daniel necesita las transparencias de una conferencia que realizó Gema el mes pasado para explicarle a un cliente el contenido de la misma. Ella se encuentra de baja en el hospital. En la intranet localiza fácilmente una copia del documento, sin necesidad de molestarla para pedirle las claves de acceso a su ordenador donde se encuentra el original.
Por tanto, una intranet es un canal de comunicación interna. Es un espacio donde:
La empresa informa de su visión del negocio y de la organización.
Los trabajadores obtienen datos relevantes para su información o para la realización de sus funciones.
Se facilitan las relaciones entre la compañía y los empleados mediante el desarrollo de procedimientos para la resolución de operaciones cotidianas o esporádicas (que habitualmente consumen tiempo y reducen la productividad), como gestionar un viaje o unas dietas, pedir un permiso o unas vacaciones, solicitar un certificado, etc.
El trabajador dispone de un medio para exponer sus experiencias profesionales y personales y la empresa se beneficia de una visión compartida.
La compañía explica los procedimientos habituales y las normas y el empleado puede acceder a su consulta evitando ambigüedades.
Las Intranets permiten que las personas trabajen juntas de una mejor manera, posibilitando una mejor comunicación entre ellas. Con el correo electrónico, las personas pueden enviar mensajes a cualquier persona conectada a la Intranet y también a cualquiera conectada con Internet o con una red de computadoras con conexión a Internet.
A los mensajes de correo electrónico también se puede adjuntar un archivo binario, por ejemplo fotos, videos, sonido, o archivos ejecutables. Como Internet no puede manipular directamente los archivos binarios de un correo electrónico, en primer lugar habrá que codificar el archivo usando uno entre varios esquemas de codificación. Varios software de correo electrónico hacen esto automáticamente.
El Simple Mail Transfer Protocol (SMTP o Protocolo de Transferencia de mensajes Simples) y el X.400 MHS (message handling service o servicio de manipulación de mensajes) son los dos protocolos más comunes. El SMTP se basa en un modelo cliente/servidor, en el que alguien usa un cliente de correo para crear y leer mensajes, mientras que el servidor realiza el procesamiento y la entrega de los mensajes.
Para crear un correo electrónico se usa un cliente de correo, al que se denomina agente de uso de correo (MUA o mail user agent). Cuando se envía un mensaje, el Message Transfer System (MTS o sistema de transferencia de mensajes) de un servidor usa el agente de transferencia de mensajes (MTA o mail transfer agent) para examinar la dirección de la persona a la cual se está enviando el mensaje. Si la persona se encuentra en Intranet, el mensaje se entrega a un agente de entrega de mensajes (MDA o agente de entrega de mensajes). Después de ello, el MDA entrega el mensaje a la persona correcta.
Cuando se envía un mensaje a alguien en otra Intranet o en Internet, el mensaje es enviado por el MTA a través de Internet. Con frecuencia el mensaje tiene que viajar a través de una serie de redes que pueden usar diferentes formatos de correo electrónico.
Los puertos de comunicación no están vinculados con una máquina en particular o con una combinación de hardware y software, y tampoco se limitan al procesamiento de correo electrónico. Pueden ejecutar una gran variedad de tareas además de la conversión de protocolos. Un ejemplo de ello es la traducción de datos de un formato a otro, como se hace en la conexión de las PC con los mainframes.
Algunos métodos fáciles para promover su evento
La clave en la organización de eventos, incluso con un presupuesto limitado, es convencer a otros de que le hagan publicidad.
Si usted logra que otros hablen sobre su evento, definitivamente economizará dinero en mercadeo y esto redundará en beneficio de su organización de eventos.
Así que, adelante y busque colegas que ya estén relacionados con su lista de invitados. Solicite su patrocinio en su evento a cambio de publicidad, mercancía, un porcentaje de la inscripción, un descuento para sus clientes o tal vez solo la excusa de mantenerse en contacto con su lista de correos. No sabe la cantidad de profesionales que ya no saben que poner en sus boletines.
Si este no es su primer evento, pida a asistentes anteriores que le recomienden a otros. Una buena idea es ofrecer a los asistentes un formulario de retroalimentación para devolver al final del evento. De esta manera no solo puede conocer lo que ha sido bueno o malo en su evento, sino que también puede pedir comentarios o incluso recomendaciones de amigos o colegas que podrían estar interesados en sus próximos eventos.
¿Qué tan frecuentemente debo contactar a mis invitados?
¡Tan frecuentemente como lo permita su presupuesto! Afortunadamente, hoy en día hay muchas maneras rentables de anunciar cualquier cosa. Internet es definitivamente una excelente herramienta para informar a otros sobre su evento.
Primero que nada, necesitará una lista de correos... ¡y una buena! Comprar una lista de correos es una gran decisión que debe enfrentar con cautela. Muchas empresas tratarán de convencer de que tienen la lista de correos que usted necesita, cuando en realidad lo único que tienen es una lista al azar de e-mails sin ninguna idea del perfil de los destinatarios. Su propia lista debería ser la mejor lista. Si ha trabajado en organización de eventos durante algún tiempo, probablemente ya tiene una buena lista de contactos en los que se puede enfocar con su campaña.
Sin embargo, si no tiene tanta experiencia y requiere adquirir una lista, busque una empresa con buena reputación que pueda darle referencias de clientes con negocios similares al suyo. No tema pedir referencias a cualquiera que involucre en su organización de eventos, usualmente es la única manera de avanzar si se está iniciando en una nueva área.
Un Website también es una buena manera de promover cualquier proyecto de negocios incluso uno de organizacion de eventos. Sin embargo, debe saber que un website necesita tiempo para crecer y evolucionar. Usted no puede esperar tener un website bien posicionado con los buscadores con muy poco contenido o solo unas cuantas semanas de operación.
Así que el mejor camino es empezar su Website lo antes posible. Construya un website permanente para su empresa de organizacion de eventos y agregue una página o grupo de páginas especiales para cada evento que planee.
Pero asegúrese de investigar profundamente. Averigue cuál es la mejor manera de diseñar un sitio y el tipo de contenido que debería incluir para atraer visitantes.
Internet , Intranet, Correo Electrónico
Internet
Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, lo cual garantiza que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció la primera conexión de computadoras, conocida como Arpanet, entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos. El género de la palabra Internet es ambiguo según el Diccionario de la lengua española de la Real Academia Española.3 4
Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web (WWW o la Web), a tal punto que es habitual la confusión entre ambos términos. La WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Esta fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Internet como medio de transmisión.5
Existen, por tanto, muchos otros servicios y protocolos en Internet, aparte de la Web: el envío de correo electrónico (SMTP), la transmisión de archivos (FTP y P2P), las conversaciones en línea (IRC), la mensajería instantánea y presencia, la transmisión de contenido y comunicación multimedia —telefonía (VoIP), televisión (IPTV)—, los boletines electrónicos (NNTP), el acceso remoto a otros dispositivos (SSH y Telnet) o los juegos en línea.5 6 7
Intranet definicion:
Uno de los mayores problemas de la gestión de la información interna de las empresas es la variedad de plataformas y sistemas informáticos existentes en cualquier organización, y los problemas para compartir información entre ellos. Una de las grandes ventajas de Internet, que explica su éxito internacional es que da cabida a todo tipo de equipos, (mac, pc, unix, vax, etc...) fabricantes, redes, tecnologías y medios físicos de transmisión. Con estas premisas, una idea muy interesante es utilizar las tecnologías de Internet dentro de una organización. En ello se basan las llamadas Intranet, es decir, se aprovechan de las herramientas de Internet para su utilización interna dentro de las redes corporativas de la empresa.
APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO
En la Intranet se utiliza correo electrónico aunque esta es interno, es decir, sin necesidad de tener acceso a internet.Se utilizan todas la demás herramientas de internet: listas de distribución, boletines de noticias, transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencias, etc.La información puede hacerse llegar al usuario de diferentes formas. Se habla de tecnologías Push y Pull. Con el correo electrónico, la información se “empuja” (Push) al destinatario que es pasivo. En el navegador o en los boletines de anuncios, los interesados succionan (Pull) la información del sistema, el usuario es activo.El cortafuegos o firewall, es una herramienta que permite controlar el acceso de usuarios a ciertas zonas de una red. Generalmente los cortafuegos se interponen entre el servidor de WWW (que es público y, por tanto, no esta protegido) y la red interna, que debe ser confidencial. Estos cortafuegos actúan como una pared de seguridad de la Intranet y puede hacerse de diversa maneras.
OTRAS FUNCIONES APLICADAS A LA EMPRESA:
A continuación exponemos algunas de las aplicaciones de la Intranet en diversos departamentos de la empresa:Contabilidad.Mediante una Intranet se pueden integrar las funciones contables y financieras del día a día.Capturar datos contables. Determinados programas de contabilidad utilizan el navegador para esta función.Medio para que la información contable este disponible para los usuarios internos, satisfaciendo el requisito de oportunidad.Dar a conocer las políticas contables de la empresa.Tramitar cuentas de gastos.Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de pagos.Marketing.Mediante una Intranet se puede informar al personal de ventas e incluso puede ser una forma de interactuar.Información sobre productos, precios, promociones, etc.Información de disponibilidad de producto y plazos de entrega.Servicios postventa para los clientes. En este caso vía extranet.
Recursos humanos:
Es una tecnología muy interesante para el departamento de RRHH como forma de intercambiar información con los empleados.Publicación de boletines, foros, eventos, etc.Tramitación de documentos como currículo, hoja de servicios, etc.Canalizar información confidencial.Formación en la empresa vía Intranet.Producción.Debemos recordar que la intranet WWW nació para dar respuesta a necesidades de trabajo en grupo.Compartir archivos, planos, documentos.Documentación y control de los procesos de trabajo.Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en grupo.Las experiencias de Intranet realizadas entre las diferentes organizaciones revelan que los contenidos informativos accesibles a través de los mismos responden, en general, a los siguientes bloques:· Acceso a directorios internos: búsqueda de teléfonos, direcciones, agendas, programaciones, etc.· Acceso a las bases de datos de la empresa.· Publicación de documentos internos: informes económicos, listas de precios, publicaciones y manuales de productos, etc. Distribución de aplicaciones.· Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.
VENTAJAS DE LA INTRANET:
Los factores que influyen poderosamente en el establecimiento de una Intranet pueden resumirse como sigue:Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo los medios clásicos.Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las plataformas informáticas.Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la información de la competencia dispuesta en internet.Sencilla integración de multimedia.Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización.Rápida formación del personal.Acceso a la internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios registrados con control de acceso.Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.
DESVENTAJAS DE LA INTRANET:
No se puede decir: “vamos a ponerla en marcha, ya se le sacará partido”. Muchas Intranet bien construidas tecnológicamente resultan un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada por que no se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.· Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad.USUARIOS Y FORMACIÓN.Hay que tener en cuenta que existen varios niveles dentro de una Intranet, los cuales corresponden al perfil de usuario:Gestor de sistemas informativos. Se encargaría de diseñar la estructura informática de la organización, planificar y realizar instalaciones de sistemas operativos y aplicaciones muy específicas, programar aplicaciones, etc.Gestor de información. Sus funciones serían la de crear el sistema de información, diseñar y mantener estructuras de bases de datos y servidores de información, diseñar aplicaciones para la gestión de información, etc.Usuarios Final. Utiliza los recursos informáticos e informativos para el desarrollo de su trabajo, en conjunto con el resto de los miembros de la organización. Para el proyecto de la biblioteca 2000, existen (a grandes rasgos) dos tipos de usuarios finales.Por un lado están las empresas, las cuales tendrían una cuenta en el servidor donde se conecten normalmente y allí podrían guardar la información que les interese.Por otro, los usuarios normales, que bien podrían ser estudiantes situados físicamente en la facultad o simplemente desde su casa por medio de una línea telefónica y una conexión SLIP.
EXTRANET
Es una red de ordenadores interconectada que utiliza los estándares de internet. El acceso a esa red está restringido a un determinado grupo de empresas y organizaciones independientes que necesitan trabajar de manera coordinada para ahorrar tiempo y dinero en sus relaciones de negocio.Una extranet es adecuada para aquellas empresas cuyas cadenas de valor son interdependientes, tienen necesidad de comunicarse datos confidenciales entre ellas y el utilizar la tecnología de internet supone un importante ahorro de tiempo y dinero.Una extranet funciona como internet, es decir, ambas utilizan los mismos estándares tecnológicos. La seguridad en el diseño de la extranet es fundamental para asegurar:Que los datos confidenciales sigan siendo confidenciales pese a viajar por la red.Que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la información que se comunican las distintas empresas participantes en la extranet.
VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL USO DE EXTRANET
Una empresa podrá ir abriendo sus archivos de información a sus proveedores y clientes, con el ahorro que esto supone: Consultas on-line de pedidos, de niveles de stock, de productos, de condiciones de compra/venta, introducción de incidencias, comunicaciones, formación on-line, etc. Es fundamental señalar que una extranet al igual que el resto de las aplicaciones relacionadas con internet se puede implantar de manera modular; se puede y debe organizar información en módulos e ir colocando esos módulos en la extranet en función de los intereses de la empresa.
APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO
La extranet permite que personas ajenas a la empresa, como clientes o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de la organización. Es decir, técnicamente se trata de que el cortafuegos permita también el acceso a usuarios externos, lo que complica los aspectos relativos a la seguridad. Naturalmente, no tienen acceso a todos los directorios sino sólo a partes concretas, por ejemplo, se les puede permitir acceso a información sobre los productos y precios. Pensemos que no siempre interesa que todo el mundo disponga de los precios de los productos.Desde el punto de vista de clientes y proveedores una extranet puede permitir a un proveedor consultar las existencias en stock de su producto accediendo al sistema de información. Como ejemplo que apunte más directamente al sistema de información contable existe la posibilidad de que un cliente consulte a través de una extranet la situación de un pedido o un proveedor la situación de una factura o estado de cuenta. Ello puede lograr una reposición más rápida y mejorar los días de facturación.Desde el punto de vista de la gestión empresarial se puede en marcar las extranet en el nuevo contexto en el que se contemplan las transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la cadena de producción estableciendo más asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de información. Además demandan información oportuna en tiempo real, a ser posible y fiable tomada de la fuente de donde surge.Esquema de las Características de una Intranet y Extranet.
Aplicaciones de las Extranets:
Las compañías utilizan Extranets para:Intercambiar grandes volúmenes de datos, utilizados.Compartir catálogos de productos con mayoristas, distribuidores, o empresas miembros de sus canales de comercialización.Colaborar con otras compañías en esfuerzos conjuntos.Desarrollar y utilizar junto con otras compañías programas de capacitación.Proveer y acceder a servicios provistos por una compañía o a un grupo de compañías - clientes.Compartir noticias y novedades con compañías asociadas.
La utilidad de una intranet: casos prácticos - Una bienvenida para el nuevo empleado Salvador ha comenzado su nueva trayectoria profesional en una compañía y su primer mensaje de correo electrónico es una invitación de acceso al portal de la empresa. En esta intranet se describen los procedimientos básicos, los horarios, las características de las oficinas y centros, el directorio de personal, las normas generales, cómo seleccionar las vacaciones o reservar una sala, las ayudas y toda la información necesaria para que se encuentre confortable desde ese instante. - En busca de candidatosEl director de área está buscando dos personas para reforzar una iniciativa novedosa y necesita candidatos internos que cubran a priori aspectos relativos a la implantación de nuevos productos. Quiere que sean dinámicos, formados en determinadas materias, capaces de asumir un rol de liderazgo, con dotes de comunicación, etc. En la intranet puede consultar la base de datos de competencias hasta encontrar a los perfiles idóneos para después invitarles a participar en el proyecto. - ¿Cuál es el procedimiento?Valentín está ausente en un curso de formación y Verónica, con unas competencias semejantes a las de su compañero, debe hacerse cargo de varias de sus gestiones para evitar que se colapse el departamento. En la base de datos de procedimientos de la intranet de la compañía aparecen explicados de forma sencilla los pasos administrativos a seguir de forma que Verónica podrá resolver las tareas de Valentín sin problemas. - Información confidencial Tres gerentes de delegación de una compañía deben elaborar los planes anuales. Para ello tienen que compartir una serie de hojas de cálculo con las que establecer los presupuestos, decidir el reparto de gastos y plasmar la previsión de ingresos. En la intranet cuentan con una zona de acceso restringido que alberga información confidencial. Aquí pueden examinar los informes de años anteriores, un mapa de ruta para elaborar el presupuesto actual, un listado de decisiones pendientes, el calendario de reuniones, etc. - Compartir documentos Daniel necesita las transparencias de una conferencia que realizó Gema el mes pasado para explicarle a un cliente el contenido de la misma. Ella se encuentra de baja en el hospital. En la intranet localiza fácilmente una copia del documento, sin necesidad de molestarla para pedirle las claves de acceso a su ordenador donde se encuentra el original.
Por tanto, una intranet es un canal de comunicación interna. Es un espacio donde:
La empresa informa de su visión del negocio y de la organización.
Los trabajadores obtienen datos relevantes para su información o para la realización de sus funciones.
Se facilitan las relaciones entre la compañía y los empleados mediante el desarrollo de procedimientos para la resolución de operaciones cotidianas o esporádicas (que habitualmente consumen tiempo y reducen la productividad), como gestionar un viaje o unas dietas, pedir un permiso o unas vacaciones, solicitar un certificado, etc.
El trabajador dispone de un medio para exponer sus experiencias profesionales y personales y la empresa se beneficia de una visión compartida.
La compañía explica los procedimientos habituales y las normas y el empleado puede acceder a su consulta evitando ambigüedades.
Correo Electrónico
Las Intranets permiten que las personas trabajen juntas de una mejor manera, posibilitando una mejor comunicación entre ellas. Con el correo electrónico, las personas pueden enviar mensajes a cualquier persona conectada a la Intranet y también a cualquiera conectada con Internet o con una red de computadoras con conexión a Internet.
A los mensajes de correo electrónico también se puede adjuntar un archivo binario, por ejemplo fotos, videos, sonido, o archivos ejecutables. Como Internet no puede manipular directamente los archivos binarios de un correo electrónico, en primer lugar habrá que codificar el archivo usando uno entre varios esquemas de codificación. Varios software de correo electrónico hacen esto automáticamente.
El Simple Mail Transfer Protocol (SMTP o Protocolo de Transferencia de mensajes Simples) y el X.400 MHS (message handling service o servicio de manipulación de mensajes) son los dos protocolos más comunes. El SMTP se basa en un modelo cliente/servidor, en el que alguien usa un cliente de correo para crear y leer mensajes, mientras que el servidor realiza el procesamiento y la entrega de los mensajes.
Para crear un correo electrónico se usa un cliente de correo, al que se denomina agente de uso de correo (MUA o mail user agent). Cuando se envía un mensaje, el Message Transfer System (MTS o sistema de transferencia de mensajes) de un servidor usa el agente de transferencia de mensajes (MTA o mail transfer agent) para examinar la dirección de la persona a la cual se está enviando el mensaje. Si la persona se encuentra en Intranet, el mensaje se entrega a un agente de entrega de mensajes (MDA o agente de entrega de mensajes). Después de ello, el MDA entrega el mensaje a la persona correcta.
Cuando se envía un mensaje a alguien en otra Intranet o en Internet, el mensaje es enviado por el MTA a través de Internet. Con frecuencia el mensaje tiene que viajar a través de una serie de redes que pueden usar diferentes formatos de correo electrónico.
Los puertos de comunicación no están vinculados con una máquina en particular o con una combinación de hardware y software, y tampoco se limitan al procesamiento de correo electrónico. Pueden ejecutar una gran variedad de tareas además de la conversión de protocolos. Un ejemplo de ello es la traducción de datos de un formato a otro, como se hace en la conexión de las PC con los mainframes.
Soportes documentales.
Rider Técnico: concepto e interpretación
El proceso de producción de eventos
En NóComún creemos que todos debemos estar familiarizados con los todas las áreas del trabajo de producción cultural y, por eso, os vamos a dar unas nociones básicas sobre la producción de un evento… Vamos allá!
Pre-producción
Una vez definido y contratado el evento, el equipo de producción analiza todas las necesidades que pueden ir surgiendo para que el día del evento no nos falte de nada y define y ejecuta las acciones precisas para irlas cubriendo de la manera más eficiente posible. Es importante establecer desde un primer momento las necesidades específicas y calcular y prever los costos que supondrán.
Información principal:
Para estimar los presupuestos y poder comenzar a trabajar sobre la producción, debemos tener presente cierta información como puede ser:
- Artista o artistas que intervendrán
- Recinto donde se va a realizar (abierto o cerrado, público o privado…)
- Fecha
- Rider del artista, donde se establecen los requerimientos técnicos y de hospitalidad.
Toda esta información debe estar siempre por escrito!
Necesidades de producción
Las dividimos en dos apartados principales:
1.- necesidades derivadas del contrato con el artista, como ya comentamos anteriormente:
* rider técnico, donde se reflejan todas las necesidades tipo: medidas de escenario, equipos de sonido, luz, backline, etc.
* y rider de hospitalidad, donde se reflejarán necesidades referentes a camerinos, mantenimiento, alojamientos, seguridad, etc.
2.- necesidades derivadas del promotor: con todo lo recogido en el punto anterior visto, damos un paseo por el recinto donde vamos a realizar el evento para comprobar las condiciones del espacio y ver todo el trabajo que hay que organizar y cómo organizarlo en cuanto a:
* infraestructuras: escenario, camerinos, vallados, etc.
* carga y descarga: cuánto personal vamos a necesitar, qué medios de transporte, cuáles y cómo son los accesos al recinto?
* acometidas eléctricas: necesitamos grupos electrógenos? Dónde podremos ubicarlos?
* contratación de seguros: puede ser necesaria una póliza para garantizar que estamos cubiertos ante cualquier accidente que podamos sufrir en el proceso de la producción
* material: todos los materiales empleados deben estar homologados
* seguridad: desde la contratación de personal hasta las necesidades de seguridad de planes de evacuación, prevención de riesgos, etc.
El resultado de todo este análisis será el presupuesto preciso para llevar a cabo a producción del evento.
Producción
En este proceso ejecutaremos todo el visto en el apartado anterior.
La producción del evento consiste en coordinar el equipo técnico y humano para que se desarrolle la actividad en el recinto y tiempo preciso. Debemos tener en cuenta que el proceso de producción no lo terminaos con el evento en sí, sino que, en cuanto se realiza un montaje, tenemos que coordinar el desmontaje posterior al evento!
Resumiendo, para poder hacer la producción el día del evento, necesitamos tener toda la pre-producción perfecta:
- permisos en orden
- planes de seguridad elaborados
- necesidades del artista
- horarios de pruebas y concierto
- datos del promotor, artista, equipo técnico…
- necesidades de personal cubiertas: dirección de producción, personal de trabajo en altura (climbers, riggers, etc.), personal de carga y descarga, backliners, stage manager, personal de montaje y desmontaje, runners… Y no podemos olvidar nunca la hospitalidad para el equipo.
Todo esto deberemos haberlo elaborado en un calendario, planificado y confirmado con cada persona implicada.
1. El montaje
Para el montaje precisaremos de maquinaria especial para poder mover todo el material preciso. Dependiendo del recinto en el que vayamos a realizar el evento, podremos usar un material u otro: carretillas elevadoras, grúas, etc. Por otro lado, tenemos que estar comunicados, tanto dentro del recinto (por walkies, por ejemplo) como con el exterior, por lo que debemos tener siempre una oficina móvil de producción con teléfono, internet, etc.
Habida cuenta de esto, comenzaremos el montaje con los principales trabajos que serán:
- Delimitar el espacio: debemos delimitar las distintas arenas del espacio, como zonas de paso, la frontal del escenario, backstage…
- Montaje de cameríns, oficinas, etc
- Montaje del escenario: escenario y accesos al incluso, señalizados e iluminados.
- Conexiones eléctricas: tomas de tierra, diferenciales, cubrecables?
- También puede presentarse el caso de que precisemos ubicar bares, elementos de publicidad, zonas de merchandising…
2. El equipo técnico
- Montaje del equipo de sonido e iluminación
- Montaje del backline
- Montaje de cualquier otro tipo de material: proyectores, pantallas, etc.
Todo este material tiene que estar colocado para la llegada del artista, para poder realizar las pruebas de sonido correctamente.
3. La recepción del artista
Si por contrato está así reflejado, seremos los responsables de coordinar todos los tranfers del artista desde su llegada a la ciudad, desde recoger en el aeropuerto, los traslados al hotel, al recinto del evento, etc.
Cuando el artista llega al recinto, hay que tener listo el camerino y, como ya comentamos antes, todo el equipo dispuesto y en funcionamiento para que pueda comprobar el sonido antes del concierto. Es muy importante respetar y cumplir los tiempos de montaje y pruebas, ya que vienen cerrados desde la pre-producción y no se debe llegar el día del evento e ir con retrasos en el montaje por parte del equipo técnico o del artista, que debe respetar los horarios de pruebas dentro de la normalidad y tiempos estipulados en la hoja de ruta. En casos de fallos de materiales y otros incidentes, hay que calibrar según el tiempo que tenemos y lo que puede llevar arreglar las complicaciones.
4. El final de la producción
Una vez finalizado el evento, deberemos hacer todas las tareas inversas a las del montaje. Es decir, procederemos al desmontaje de equipos y materiales utilizados. También es el momento de encargarnos de los temas relacionados con la administración: pagos, informes finales, etc.
GLOSARIO
Para finalizar, aquí dejamos un glosario con algunos de los términos más importantes de los utilizados en la producción de eventos:
BACKLINE: instrumentos musicales que usamos en un concierto. Podemos alquilarlo o puede aportarlo el propio artista.
BACKLINER: técnico de backline, responsable de los instrumentos musicales en ruta, o del montaje de los mismos en el escenario. También controlan el estado del material.
BACKSTAGE: llamamos así a la zona (acostumbramos a acotarla) donde se sitúa la parte trasera del escenario.
CATERING: productos comestibles que se ponen la disposición del artista según su rider de hospitalidad.
CLIMBER: escalador. Persona encargada de suministrar el material de hierro al personal de montaje de escenario.
CONTRARIDER: contrapropuesta de equipo ofrecida por la empresa de producción cuando no dispone del equipo exacto especificado por rider.
MERCHANDISING: objetos promocionales del artista: cd, camisetas, etc.
PERSONAL DE CARGA Y DESCARGA: es el personal de apoyo para realizar las tareas de la carga y descarga del material preciso para la producción.
RIDER: documento en el que se especifican las condiciones y particularidades técnicas y de hospitalidad del artista para la realización del concierto.
RIGUER: técnicos especialistas en alturas y encargados de calcular las cargas para la sujeción de estructuras colgadas de elementos fijos para volar equipos, etc.
ROADMANAGER: es el asistente del artista en los desplazamientos y giras. Coordina alojamientos, horarios, etc.
SCAFFOLDER: persona que realiza el montaje del escenario.
STAGE MANAGER: también le llamamos regidor. Lleva a cabo a coordinación en el escenario.
STAGE PLOT: plano de escenario que normalmente va adjunto en el rider
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