Bienvenidos estudiantes del grado 10º, espero que aprovechen este blog para afianzar sus conocimientos y temas vistos en clase!!!. Recuerden que el Éxito depende solo de ti y de tu actitud frente a la educación!!
1. Puesto de trabajo
-
Concepto
La idea de puesto de trabajo se aplica, en
principio,al espacio físico donde se realiza una actividad laboral. Sin
embargo, en algunos oficios no hay un lugar concreto donde se efectúan las
tareas laborales ( pensemos en un policía, un conductor o un pastor ). En
consecuencia, el concepto de puesto de trabajo también se refiere a la
actividad en sí misma.
Hay trabajos en los que es necesario
realizarlos en un lugar concreto. Las personas que trabajan en el comercio, en
la administración o en un recinto específico necesitan que estos lugares estén
habilitados y en correctas condiciones para ejercer su profesión. La
legislación laboral obliga a que el puesto de trabajo se encuentre en unas
correctas condiciones de seguridad y de tipo higiénico. Estos aspectos son
importantes, tanto para el trabajador como para el empresario.
Hay oficios donde la noción de lugar físico
es irrelevante, ya que muchos oficios se realizan de manera itinerante.
En los últimos años ha habido una auténtica
revolución en la valoración de lo que es un puesto de trabajo. La irrupción de
las nuevas tecnologías permite que sea viable una nueva modalidad de empleo: el
teletrabajo. Se trata de un planteamiento que va a más, en el cual las tareas
se ejecutan mediante un ordenador fijo o portátil y, por lo tanto, es
irrelevante el sitio, sino que lo único que importa es la función que se lleva
a término. Esta transformación tiene efectos diversos. Pensemos en la tienda
tradicional, que está perdiendo su función y poco a poco aparecen los comercios
on line, en los que el consumidor realiza sus compras sin necesidad de
desplazarse.
-
Componentes
COMPONENTES DE PUESTO DE TRABAJO
1.Codigo
2.Nombre del puesto
3.Ubicación: sección, departamento y división
a que pertenece el puesto
4.Jerarquía: A quien reporta y Quien le reporta
5. Personas a puesto
6.
Relaciones con otros puestos (comunicación)
7. Fecha de actualización
8. Características especiales: régimen
especial de pagos, horarios especiales
9.
Disponibilidad para viajes, si pertenece a comités, etc.
RELACIÓN ENTRE LOS DIFERENTES COMPONENTES DEL
PUESTO DE TRABAJO
•
Micro movimiento: es la unidad más simple de trabajo, es algo mínimo que
hace el individuo.
•Elemento: es la agrupación de varios micros
movimientos.
• Tareas: conjunto de actividades
individuales que ejecuta el ocupante del
cargo, hace referencia a cargos simples y rutinarios.
• Funciones: es el conjunto de tareas o
atribuciones que la persona que ocupa un cargo realiza en forma sistemática y
reiterada, o cuando un individuo desempeña una función transitoria o
definitiva.
•Cargo: es el conjunto de tareas con una
posición definida dentro de una estructura organizacional.
- Nivel jerárquico
-
Área o departamento en el que se localiza el cargo
- Superior jerárquico (ante
quien responde)
- Subordinados sobre quien
ejerce autoridad.
•
Puesto de trabajo: es la agrupación de cargos idénticos en cuanto a sus
tareas y responsabilidades
principales o significativas.
•
Ocupación: agrupación o clases de puestos de trabajo
•
Responsabilidades: Todo puesto de trabajo se valora por el nivel de
responsabilidad que demanda del trabajador. Esta abarca tanto la
responsabilidad individual como en equipo. Nota. las tareas y las funciones van
ligadas a las responsabilidades, estas a su ves, al cargo.
-
Útiles, elementos y
mobiliario
- Escritorio
- Silla
- Estabilizador
- Ups
- Computador
- Impresora
- Papel
- Cinta
- Tinta
- Ganchos cosedora
- Ganchos clips
- Programa epi info
- Programa office
- Programa windows
- El computador, es la principal herramienta en la oficina, por medio de este se realiza la mayoría de tareas.
- Programa epi info, se usa para crear bases de datos por medio de la cual se analizan diferentes aspectos.
- La impresora nos ayuda con el material que se tiene que enviar a distintas partes de la misma entidad o por fuera de esta, por medio físico.
- Escritorio, es uno de los principales objetos de la oficina, sin este elemento no podríamos llevar a cabo las demás tareas.
POSTURA ADECUADA EN EL TRABAJO DE OFICINA
Una buena postura de trabajo requiere:
- - Cabeza levantada y mentón paralelo al suelo.
- - Columna erguida apoyada en el respaldo
- - Pies apoyados en el suelo con tobillos en ángulo recto.
- - Rodillas en ángulo recto más elevadas que la pelvis.
- - Brazos apoyados en el asiento o en la mesa
Consideraciones a tener en cuenta para facilitar mejores condiciones de trabajo:
• Mejoramiento del alumbrado.
• Control de la temperatura.
• Ventilación adecuada.
• Control de ruido.
• Promoción del orden, la limpieza y el cuidado de los locales.
• Eliminación de elementos irritantes, nocivos como polvo, humo, vapores, gases y nieblas.
• Protección en los puntos de peligro como sitios de corte y de transmisión de movimiento.
• Dotación del equipo necesario de protección personal.
• Organizar y cumplir con un programa adecuado de primeros auxilios.
Factores que conforman las condiciones de trabajo.
1. Factores ambientales.
2. Factores derivados del carácter y contenido del trabajo.
3. Factor de tipo organizativo.
4. Factores estéticos.
Características de los factores.
1. Factores ambientales
POSTURA DE PUESTO DE TRABAJO
https://www.youtube.com/watch?v=6f358B59EVM
- Documentos: concepto, clases, tipos de documentos, diplomática.
Los documentos y sus clases
1. Definición y concepto
Existen muchas definiciones diferentes de documento. Quizás tantas como teóricos que reflexionan sobre el concepto o puntos de vista desde el que se acercan al mismo. Nosotros vamos a utilizar una muy simple, aquélla que lo considera como toda información fijada sobre un soporte y susceptible de ser recuperada
. Si el soporte es volátil o efímero simplemente no tendremos nada
después del momento comunicativo (conversación telefónica, señales de humo, banderas empleadas en el aterrizaje de aviones; en clave de humor, mensaje que se autodestruye...). Si la información no puede ser recuperada porque no tenemos los medios técnicos o porque no sabemos descifrarla sólo estaremos ante un Documento potencial (información en una microforma para la que no tenemos el aparato lector adecuado, inscripciones en lenguas que no han sido descifradas...).
La importancia del documento es enorme, máxime en la llamada sociedad de la información, en la sociedad del conocimiento... porque es el elemento en el que se transporta y difunde aquélla o en el que se vierte éste y el mejor medio para guardar y conservar ambos (información y conocimiento).
Además, no hay que olvidar que todas las operaciones de la biblioteca o de un centro de documentación se incluyen en un esquema más amplio que se denomina cadena documental o que el documento (que es el que conforma la colección) es precisamente lo que une al usuario y la biblioteca, lo que determina en último término la existencia de ésta.
2. Clasificación de documentos
Por qué es necesaria una clasificación de los documentos. Toda clasificación pretende sistematizar, aclarar conceptos e ideas, agrupar (y por tanto diferenciar) por criterios de afinidad. Pero esos criterios no siempre son los mismos:
dependiendo del punto de vista que adoptemos para clasificar obtendremos una clasificación u otra para el mismo documento. No obstante, algunas de esas clasificaciones (si no todas) plantean controversias desde el momento en el que no resulta fácil o claro incluir un documento en una u otra de las clases o cuando no quedan bien delimitados los márgenes de las mismas.
Las clasificaciones que se suelen hacer tienen que ver con los elementos que se pueden diferenciar en el documento o en su utilización:
— Soporte:
impresas: sobre papel o similar.
magnéticas: una superficie es magnetizada siguiendo determinadas pautas. Discos
duros, disquetes, cintas de casette y de vídeo...
ópticas: utilizan el láser para introducir la información y para recuperarla. CD,
DVD...
telemáticas (éstas no son excluyentes respecto a las dos anteriores sino que pretenden
poner de manifiesto que se accede a distancia, algo cada vez más común)
magneto-ópticas: mezcla de ambos elementos
plásticas: maquetas, objetos...
otras: todas aquellas que estén realizadas sobre un soporte de cualquier tipo.
La característica de no editado está cambiando últimamente, al menos con algunos documentos. Este cambio está ligado a las nuevas formas de edición: cada vez hay más recursos (sobre todo revistas) que se editan exclusivamente en formato electrónico y a los que hay que acceder telemáticamente. Hay una corriente que se niega a entrar en el circuito de las editoriales (por lo que sus documentos no se editan de manera convencional y desde este punto de vista son inéditos) y que ponen los documentos en formato electrónico con acceso libre. La diferencia a efectos de lo que estamos discutiendo es que no vamos a encontrarlos en la página web de un editor o distribuidor comercial y tendremos que buscarlos por otra vía; pero en rigor estarían, ahora mismo, tan “editados” unos como otros.
La clasificación que más nos interesa desde el punto de vista documental es la que hace referencia a su contenido con respecto al nivel de información que aportan y diferenciaremos entre documentos primarios y secundarios. Añadiremos, además, las obras de referencia.
Los documentos primarios:
Son los que contienen información original, de primera mano, resultado de la investigación, la reflexión, la inspiración... y que no ha sido tratada o reelaborada documentalmente.
1. Monografías:
Estudio específico sobre un tema concreto dentro de una disciplina o materia, que no tiene propósito de continuación. A las monografías se les adjudica un número estándar, el ISBN.
2. Publicaciones seriadas.
Series
Anuarios
Memorias
Series monográficas
Series de informes
Series de actas
Publicaciones periódicas
Periódicos: Semanarios, - Diarios
Revistas: Divulgativas y Científicas
Serie:
Periodicidad igual o superior a un año o irregular (tiende a tener este carácter). Su contenido suele ser monográfico: pueden tener simultáneamente ISSN e ISBN
Publicación periódica:
Publicación seriada con periodicidad fija e inferior a un año, que se edita
en fascículos sucesivos numerados secuencialmente y que recoge aportaciones de multiplicidad de autores sobre variedad de temas. Constituyen el principal medio de transmisión del conocimiento, especialmente por medio de las revistas y en el campo de las ciencias.
Revista:
Publicación periódica no diaria.
Diario:
Publicación periódica que sale al menos 4 veces a la semana.
Semanario:
Publicación periódica que sale una vez a la semana.
3. Literatura gris:
Es más un concepto que un tipo de documento. Se refiere a aquella documentación que -por sus características, objetivo o forma de difusión y distribución- es difícil de obtener o acceder a ella. Se considera equivalente al término literatura no convencional o subterránea.
No todos los documentos de estos tipos son estrictamente literatura gris, porque hay actas, informes,tesis... que se publican, que entran en los circuitos tradicionales y utilizan los mismos mecanismos de control que el resto de documentos (depósito legal, asignación de ISBN o ISSN...)
Actas de congresos: Conjunto de trabajos, ponencias y comunicaciones que se presentan a una conferencia, simposio, etc... Pueden ser un adelanto de una investigación en curso. Resultan de trascendental importancia, pues es la primera información sobre una investigación, por lo que su valor también es de alerta.
Folleto: Es un impreso de corto número de páginas que no es publicación periódica. En España,desde el Decreto 743/1966, artículo 3, se considera folleto a “toda publicación unitaria que, sin ser parte de un libro, consta de más de 4 páginas y de menos de 50”10. Cabe preguntarse si existirá la correspondiente versión electrónica.
Informes científicos y técnicos: Son los que exponen los resultados de las investigaciones científicas y de los trabajos de diseño y experimentación ya concluidos.
Marcas: título que concede el derecho exclusivo a la utilización de una determinada identificación de un producto o un servicio en el mercado.
Normas: documentos aprobados por organismos competentes, que establecen las reglas que deben cumplir los distintos productos (o procesos) para que puedan distribuirse, consumirse o utilizarse.
Patentes: Es un documento que reconoce a un individuo o a la empresa que lo representa, la autoridad de una invención y le confiere derecho exclusivo para su uso y explotación.
Es un documento de tipo jurídico para establecer el derecho exclusivo de ese producto; pero también constituye una de las principales fuentes documentales sobre información científico-técnica.
Tesis: Son trabajos presentados en una universidad o institución de enseñanza con objeto de obtener un título, diploma o grado de dicha institución. Suelen centrarse en cuestiones muy especializadas y pretenden mostrar la capacidad investigadora de quien lo presenta. Cada vez resulta más fácil el acceso a las tesis doctorales: hay muchas iniciativas que digitalizan tesis y permiten el acceso completo a las mismas mediante páginas web.
Preprint: Preimpresiones que vienen a constituir un anticipo de lo que se va a publicar: son las primeras pruebas antes de la impresión u originales redactados por el autor. En la actualidad en muchas ocasiones ya no pasan de ese estadio y se ponen en acceso libre en Internet (e-prints). Aunque lo editado en muchos casos tampoco será publicado jamás como impreso, se diferencia de ello en que
no pasa por los circuitos comerciales.
Separata: “Impresión por separado de algún artículo de revista o parte de una obra utilizando los moldes de ésta". Es precisamente la característica de impresión por separado la que hace que este tipo de documento sea de más difícil localización.
4. Documentos secundarios
Son una reelaboración de los primarios realizada mediante cualquiera de las operaciones clásicas del análisis documental (descripción bibliográfica, resumen,indización, clasificación...). Describen (con distinto nivel de profundidad) y/o ayudan a localizar los documentos primarios. Son un producto propio de las unidades documentales (aunque lógicamente no es algo exclusivo de ellas; por ejemplo, el propio autor puede hacer un resumen de su obra). Normalmente se refieren a una pluralidad de documentos: es verdad que una referencia bibliográfica
o un resumen son por sí solos documentos secundarios; pero rara vez se presentan de manera individual, sino que suelen formar listados, boletines, bases de datos
Bibliografías: obra que contienen la descripción de documentos en forma de listas ordenadas siguiendo un sistema preestablecido, no importa cuál sea el material que la soporte. Se les suele llamar también repertorios bibliográficos. Aunque pueden indicar el lugar donde se encuentra un determinado documento se diferencian del catálogo en que no describen una colección concreta.
Son muy importantes porque casi cada uno de los documentos secundarios precisa (o se encuentra acompañado) de una referencia bibliográfica, el elemento básico de cualquier bibliografía.
Tipos de bibliografías:
— según la forma o profundidad informativa de los asientos
indicativas o signaléticas: sólo el asiento bibliográfico
descriptivas: asientos y descripción
analíticas o anotadas: además de lo anterior incluyen resúmenes (abstracts) o análisis
críticas: comentarios críticos
— según la cantidad de información que aportan
exhaustivas: toda clase de documento sin discriminar por lengua, materia, calidad, ...
selectivas: sólo documentos escogidos según criterios del compilador
— según el campo temático que abarcan
generales: toda clase de documentos sin distinción de materias
especializadas: textos que tratan de una sola ciencia, materia, persona, lugar, objeto, ...
— según su ámbito geográfico o lingüístico (se pueden subdividir según época, autores, ...)
nacionales: lo publicado en un solo país o en un idioma
internacionales: lo publicado en todos los países o en todas las lenguas
locales o regionales
- tipobibliografías: lo publicado en un lugar
- topobibliografías: obras relativas a un lugar
según la naturaleza de los documentos descritos
de bibliografías
de libros
de publicaciones periódicas
de libros raros o lujosos, ...
— según la dinámica de su publicación
retrospectivas: documentos ya publicados: listas cerradas, sin continuidad
corrientes o en curso: intentan dar noticia de lo que se está publicando
— según su método de recopilación
primarias: descripciones de documentos o textos primarios. Su elaboración es de primera
mano
secundarias: extraídas de documentos secundarios
— según su forma de presentación
listas o repertorios independientes
artículos en publicaciones periódicas
apéndices a un texto
suplementos a un artículo
fascículos
fichas, ...
Boletín de sumarios: Son llamados también índices de contenido o tablas de contenido (TOC:“table of contest”). Reproducen el índice (entendido como el sumario de todas las contribuciones) de las publicaciones periódicas. Genera índices de distinto tipo: materia, autor o título. El ejemplo más conocido es el Current Contents. El término boletín suele hacer referencia a que es una publicación periódica. Este tipo de documentos ha sido el más importante exponente de la alerta informativa.
En la actualidad son electrónicos y se encuentran en la base de casi cualquier portal de revistas (Swets...). Compludoc es (o era en su origen) un boletín de sumarios.
Boletín de resúmenes: Recoge referencias a documentos primarios en las que se incluye un resumen (lo encontraremos con el apelativo de “abstract”) de los mismos. Normalmente se realizan sobre artículos de publicaciones seriadas; pero no siempre (por ejemplo, los Dissertations abstracts son resúmenes de tesis doctorales). Un boletín de resúmenes no es otra cosa que una bibliografía analítica, como ya hemos visto. El objetivo del resumen es mostrar las líneas maestras del contenido del documento de tal manera que cualquier usuario potencial pueda decidir si merece la pena acceder al documento descrito. En este sentido, ahorra tiempo y trabajo.
Catálogos comerciales: Son los elaborados por los editores (o los libreros) con el objeto de hacer conocer a una biblioteca (o cualquier otro cliente) las obras de las que disponen. Pueden ser de muy diverso tipo e incluir o no índices. En ocasiones se refieren a colecciones concretas, como la Colección Austral, los Clásicos Castalia o las colecciones de literatura de la editorial Cátedra.
Catálogos: conjunto de referencias bibliográficas (normalmente sigue unas normas específicas: MARC) ordenadas que describe una colección concreta y que indica la ubicación del documento. Antes los catálogos estaban compuestos por fichas de papel. Hoy en día una gran parte de ellos están informatizados y utilizan programas de gestión que permiten tanto realizar la descripción, como buscar y recuperar los documentos.
Cuando se unen los catálogos de diferentes colecciones estamos ante un catálogo colectivo. Puede ser de un único tipo de documento (catálogo colectivo de publicaciones periódicas) o de un tipo de biblioteca (catálogo colectivo de las bibliotecas universitarias españolas).
Índices: Listados ordenados de palabras con indicación de dónde se encuentra el concepto. En el contexto bibliográfico el más extendido es un documento secundario que recoge exclusivamente las referencias bibliográficas y que cuenta con unos índices especialmente desarrollados. Pero pueden ser de muchos tipos como los índices de contenido (o boletines de sumario), los automatizados o los índices de citas (relacionan los documentos con aquellos que les citan y permiten obtener
ratios de los documentos por número de citas: en teoría un documento es más importante en una rama del conocimiento cuanto más citas recoja).
DIPLOMATICA:
Como fuentes de la Diplomática se señalan, de un lado, las actas escritas y, de otro, los documentos resultantes de la acción jurídica y de las actividades administrativas y financieras de todas las personas físicas o morales y también aquellas cartas expedidas de oficio y cuya forma de expedición y estructura se adecua a ciertas reglas de garantía y validez. Todo documento, independiente de la época en que fue elaborado, es objeto de la Diplomática, que teniendo la categoría de ciencia autónoma, está vinculada a otras
disciplinas que actúan mutuamente como auxiliares.
Entre los diversos testimonios escritos conservados en cualquier depósito o centro documental, el diplomática se encuentra con tres tipos o series principales de documentos:
las actas (solemnes), las cartas o documentos menores y las noticias. Las tres categorías implican aspectos históricos, administrativos y diplomáticos, frecuentemente relacionados entre sí.
En cuanto al término «acta», es preciso advertir que a lo largo del tiempo ha tenido diferentes significados y acepciones. Así, en la Edad Media, entre los diplomatistas alemanes significó todo escrito preparatorio y previo («Akte-n») al documento («Urkunde-n») que no tiene, sin embargo, valor jurídico hasta no haberse concluido la «conscriptio» o acabado documental, normalmente conforme a formulario. La escuela italiana, representada por que se inclina por el término de «vorakten» para evitar la imprecisión de la palabra «acta».
Paoli, advierte que la aprobación o no del término es un problema meramente doctrinal y que no comprende todos los significados que las palabras «actas» y «actum» tuvieron, tienen y pueden tener en la práctica. Sin embargo, dicho término no carece de razón si se compara el estrecho e inmediato vínculo existente entre las escrituras denominadas «actae» y la «actio» o acción preparatoria del documento definitivo, «documentatio».
- Objetivo de la comunicación escrita, comunicaciones oficiales o empresariales
Describe los objetivos de la comunicación escrita, la comunicación oficial y la comunicación empresarial.
La comunicación escrita
Este tipo de comunicación lleva mucha creatividad y sensibilidad en sus textos ya que es la expresión de un trabajo por un individuo para demostrar su manejo del idioma y el tema, con ésta se intenta lograr que la persona desarrollen la imaginación y creatividad.
En una composición cada emisor puede reelaborar el relato como prefiera, éste es personal así que no hay un proceso determinado para hacerlo, así si hay varias personas involucradas en un hecho, se verán varios relatos, todos diferentes el uno del otro pero con la misma finalidad, ya que cada individuo comienza por la parte que prefiere y, así sucesivamente, va contando toda la historia. La creatividad es muy importante, por que de ésta depende que el relato sea entretenido y envuelva a los receptores.
La subjetividad es el uso del (yo) al momento de contar una historia o hacer un relato ya sea oral o escrita. El emisor involucra sus sentimientos, sus opiniones, sus expectativas y sus vivencias. Por esta razón, el emisor cuando esta relatando de manera subjetiva suele contar su propia visión del mundo y da un énfasis a lo que para él es más importante como su opinión con respecto ésta misma, es decir siempre toma una posición personal frente a todos los hechos.
Comunicación oficial
Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional. Ningún funcionario del Sena podrá recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias.
Comunicación empresarial
Cuando hablamos de la Comunicación Empresarial nos estamos refiriendo, en muchos casos, a un campo que no ha sido bien delimitado, con un grado alto de intrusismo profesional, con una metodología no demasiado clara. La empresa dedicada a la Comunicación Empresarial debe, en mi opinión, ser una entidad formada por profesionales de la Información dedicados a suministrar información y crear estados de opinión sobre las empresas, personas o Instituciones que solicitan sus servicios. En un mundo en el que la información cada vez es más abundante, donde los medios se diversifican y surge con fuerza la información accesible vía Internet, el periodista dedicado al campo de la Comunicación Empresarial, debe ser un especialista en Conocimiento.
Explicaré esta afirmación. Frente a Información, datos en bruto, el profesional debe tener la capacidad de discernir qué puntos son los más apropiados para ser comunicados, debe controlar las herramientas informáticas que posibiliten su búsqueda, tratamiento y difusión, y sobre todo debe tener el fondo cultural que le sitúe en una posición de control global de la marea de la información. Debe poseer recursos intelectuales que le otorguen referencias y herramientas para tomar decisiones acertadas en su trabajo.
- Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos organizacionales: concepto, aplicación, origen, creación del documento y alcance.
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
3. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA
La carta
El informe
El acta
El aviso
El memorando
La circular
6. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL
7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS
Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos
Norma 1487: Citas y notas de pie de página
Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes
PRESENTACIÓN
Con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación de informes oficiales, la Coordinación Editorial sugiere tener en cuenta las pautas que a continuación se relacionan.
Es conveniente aclarar que para la elaboración de esta guía se han consultado las normas contenidas en la última versión de la Ortografía de la lengua española, la normativa deICONTEC y las Normas de presentación de algunas Universidades
Sin embargo, también es del caso anotar que la definición del formato para la presentación de informes puede tener un sello especial que le imprime la institución generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa.
Este documento de trabajo contiene, básicamente, guías para: uso de mayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de párrafos, identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificación de tipo de letra en caso de citas textuales, tamaño y tipo de letra, espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras.
La Coordinación Editorial de la Universidad de Medellín pone en consideración de las dependencias responsables de la elaboración de informes las pautas que a continuación se relacionan, y espera los comentarios y las sugerencias que puedan mejorarla.
LORENZA CORREA RESTREPO
Coordinadora Editorial
1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.
Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.
La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble enter.
No se debe subrayar.
Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que laOrtografía de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.
2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:
Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.
Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO.
Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.
Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.
Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.
Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.
3. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS
Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan las reglas de acentuación. Ejemplos: Álvaro, África, Úrsula.
En las palabras que empiezan con un dígrafo, como es el caso de ll, ch, gu yqu sólo se escribirá con mayúscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada.
Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Consejo Académico, Universidad de Medellín, Instituto de Ciencias de la Educación, la Real Academia de la Historia. Obsérvese que los artículos y las preposiciones se escriben con minúsculas.
La primera palabra del título de cualquier obra se escribe con mayúscula. Sobra decir que si el título contiene un nombre propio, éste también llevará mayúscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolombó, La casa de las dos palmas, Cien años de soledad.
En las colecciones y en las publicaciones periódicas se escriben con mayúscula los sustantivos y los adjetivos que forman el título. Ejemplos: Revista Ingenierías Universidad de Medellín, Biblioteca de Autores Españoles.
Los nombres de las disciplinas científicas, en cuanto tales, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Biología, Física, Química.
Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolución, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minúsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayúscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor más preciado.
Los nombre de los días de la semana, de las estaciones del año y de los meses se escriben con minúscula. Sólo llevarán mayúscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos históricos. Ejemplo: 12 de Octubre, día del descubrimiento de América.
En algunos casos se usa mayúscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento.
4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
En el proceso de la escritura, la ortografía y la puntuación contribuyen a dar claridad y precisión a los textos. En cuanto a la ortografía se refiere, la consulta permanente del diccionario, acompañada de la práctica de la lectura, le permitirá aumentar su vocabulario y, de paso, encontrar las palabras adecuadas al mensaje que quiere transmitir. Por su parte, la puntuación cumple la función de dar sentido a las oraciones y a sus miembros. A continuación usted encontrará algunas pautas que le ayudarán a usar adecuadamente los signos de puntuación.
El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirven para marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separación respecto de la palabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra que los sigue.
Los signos de interrogación y de exclamación, los paréntesis y los corchetes modulan la entonación. Estos signos, en español, son dobles, esto es, se abren y se cierran. El signo de apertura se escribe con un espacio de separación de la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. El signo de cierre se escribe sin espacio respecto de la palabra que le antecede. Ejemplo: ¿Cuál de estas casas es más grande?
Usos de la coma (,)
Cuando se lee, la coma indica una pausa en la que se levanta ligeramente la voz. Sus principales usos son:
Para delimitar y unir elementos de la misma categoría gramatical, es decir, sustantivos, verbos, adverbios, adjetivos, cuando éstos no van unidos por conjunciones. Ejemplo: En el mercado había naranjas, plátanos, mangos, piñas y limones.
Con los vocativos, esto es, cuando en la oración se llama a la persona a quien se está hablando o de quien se está hablando. Ejemplos: Te digo, Miguel, que te estás equivocando. Simón Bolívar, el Libertador, era venezolano.
Para marcar pequeñas interrupciones en lo que se dice. Ejemplo: Déjame el dinero, te lo ruego, antes que llegue Juan.
Con las locuciones y adverbios que sirven como conectores en la oración, entre los que están: al menos, con todo, de momento, efectivamente, en consecuencia, es decir, en conclusión, en primer lugar, en realidad, esto es, no obstante, sin embargo, por supuesto.
Ejemplos: Por último, nos es grato comunicarle que... Te pido, por favor, que no llores más. Tienes que comer todo o, por lo menos, la sopa.
Se usa coma después de elementos subordinados que, generalmente, deben ir al final. Ejemplos: Por mucho que lo intentes, no vas a llevarte el coche. Cuando salía de la casa, empezó a llover.
La coma sirve para evitar repetir un verbo o una expresión verbal que se haya utilizado inmediatamente antes. Ejemplo: Ella es profesora en una universidad y él, en un instituto.
Se utiliza la coma en las llamadas aposiciones explicativas o incisos, esto es, en aquellas que explican algo sobre el elemento anterior. Ejemplo: El camarero, que era nuevo, no conocía a los clientes.
Se usa la coma en el encabezamiento de una carta para separar el lugar de la fecha. Ejemplo: Medellín, 18 de abril de 2004.
No se debe separar el sujeto del predicado mediante una coma. Ejemplo de uso inadecuado de la coma: La Universidad de Medellín, ofrece el programa de Ingeniería Ambiental.
Usos del punto
El punto y seguido se utiliza para separar oraciones dentro de un párrafo. El texto continúa en la misma línea.
El punto y aparte se usa al final del párrafo, es decir, cuando hay un cambio de asunto o se pasa a tratar otro aspecto del mismo tema.
El punto es necesario después de una abreviatura.
No se usa el punto
Al final de títulos o subtítulos.
Después de los signos de cierre de interrogaciones y exclamaciones.
Tampoco se usa para separar las letras que componen una sigla.
Usos de los dos puntos
Delante de una enumeración previamente anunciada. Ejemplo: Había tres personas: dos hombres y una mujer
Antes de una cita textual que va entre comillas. Ejemplo: Jesús dijo: "Amaos los unos a los otros".
Al final de una afirmación que inmediatamente se explica o se desarrolla. Ejemplo: La fiesta fue un éxito: todo salió como se había previsto.
Después de saludo en las cartas, y tras las fórmulas de cortesía en instancias, discursos, documentos, etc. Ejemplo: Querida amiga: me alegró mucho recibir noticias de ti.
En textos administrativos y jurídicos, como constancias, decretos, sentencias..., después del verbo que suele preceder a cada uno de los apartados e indica la intención de los mismos. Ejemplo: HACE CONSTAR:
Para separar las horas de los minutos. Ejemplo: 15:20 horas
Usos del punto y coma
Para separar los miembros de una enumeración, cuando los elementos son largos e incluyen comas. Ejemplo: La lista era larga: un ordenador, que acababa de comprar; la impresora, que todavía estaba sin estrenar; una mesa de madera, para reuniones esporádicas...
Para separar los miembros de una oración extensa con partes ya separadas con comas.
Ejemplo: En la ciudad, la masificación, la contaminación y el aislamiento individual constituyen verdaderos problemas; en el campo, los inconvenientes pueden ser la escasez de servicios y las habladurías.
Delante de las conjunciones o locuciones pero, mas, aunque, no obstante, sin embargo, por el contrario... cuando la proposición anterior es extensa o contiene ya alguna coma.
Ejemplo: llovía a mares, el camino estaba embarrado, la niebla nos desorientó y anduvimos varias horas sin rumbo fijo; no obstante, conseguimos llegar.
Uso de puntos suspensivos
Para indicar que alguien es interrumpido por su interlocutor. Ejemplo: Haces lo que quieres con mi dinero, y encima...
Cuando la palabra que sigue es malsonante. Ejemplo: ¡Eres un...!
Para indicar que lo que sigue se da por sobreentendido. Ejemplo: A buen entendedor...
Cuando se quiere sorprender al interlocutor con una salida inesperada. Ejemplo: Y después de tanta espera, resultó que el invitado era... ¡una burra!
Las comillas
Las comillas se usan para citar los títulos de artículos, poemas o cuadros. En cambio, para los títulos de los libros, cuando ellos van en medio de un párrafo, se utiliza la letra cursiva. El uso más extendido de las comillas se refiere a la reproducción de citas textuales.
Recomendamos utilizar la letra cursiva para la trascripción de citas textuales.
5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA
En las organizaciones, la comunicación escrita puede asumir diferentes formas. Las más comunes son:
LA CARTA
Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros.
La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Partes de la carta
Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003
Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:
Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.
Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en mayúsculas fijas.
Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.
Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.
Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre.
Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula inicial, e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere.
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.
Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.
Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez.
Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.
Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto.
Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.
Firma: Está compuesta por tres elementos:
Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas.
Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica.
Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificación personal.
Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante, el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.
Identificación del transcriptor: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial, e inicial del apellido de la persona que transcribió la carta. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: María R.
EL INFORME
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto.
Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico:
Proceso de preescritura
Análisis cuidadoso del asunto o problema
Obtención de los datos requeridos
Ordenamiento de los datos y referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas
Bosquejo del informe
Estructura del informe
Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:
Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
Índice: es igual al que se usa en un libro.
Resumen: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.
Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.
Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.
Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.
Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.
Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.
Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.
Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.
EL ACTA
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son:
Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.
Título de la junta o comité. Ejemplo: CONSEJO ACADÉMICO.
Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.
Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
Lugar en donde se efectuó la reunión.
Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.
Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.
Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.
Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.
Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.
DESARROLLO: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.
El primer tema es, generalmente, verificación del quórum
En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.
Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.
Aspectos generales
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias.
Se indica en nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios.
En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma.
En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.
Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.
AVISO
Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión.
Sus principales elementos son:
Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propósito del aviso. El tamaño de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto.
Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Sólo deben usarse los signos de puntuación indispensables.
Fecha de emisión: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje comunicado.
Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con el emisor, es indispensable indicar dirección para efectos de correspondencia.
MEMORANDO
Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos:
Para: Nombre y cardo del destinatario
De: Dependencia o cargo del remitente
Asunto: Tema central del comunicado
Fecha: Día, mes y año del comunicado
Firma: Nombre del emisor del mensaje
CIRCULAR
Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:
Utilizar papel con membrete de la empresa
Escribir párrafos cortos
Concluir con saludo
Colocar la fecha en la parte inferior izquierda
Firmar debajo de la fecha
Elementos de una circular
Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.
Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.
Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.
Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.
5. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL
Se recomienda escribir las siglas con mayúsculas fijas.
Las siglas no tienen plural. Si se pretende pluralizarlas, este accidente lo sufre el artículo que las acompaña. Ejemplo: las ONG de educación.
Las siglas se escriben sin punto entre las letras que las componen. Ejemplo: EPM, y no E.P.M.
Las abreviaturas deben omitirse, hasta donde sea posible, en el cuerpo de un informe. Su uso más frecuente se presenta en las citas bibliográficas. Si la abreviatura contiene la sílaba tildada de la palabra completa, debe tildarse la abreviatura. Ejemplos: Ibíd., por ibídem; pág. , por página; admón., por administración. Toda abreviatura termina con punto.
La expresión a nivel debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el ámbito.
La expresión al interior debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el interior.
La palabra normatividad no existe; en su reemplazo debe usarse normativa.
Los anexos se señalan con letra mayúscula. Ejemplo: Anexo A
MODELO Y EJEMPLOS:
1. LA CARTA
(Cód. Unidad) Radicado No. XXXX-XX
------------------ ( 1 interlínea )
Ciudad
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (según el caso)
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
Denominación o Razón Social de la Entidad
Dirección
Domicilio
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
Asunto: (opcional)
------------------
------------------ ( 2 interlíneas)
Saludo Ej. Cordial saludo señor Forero:
------------------ ( 1 interlínea)
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ .........
.......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... .
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Despedida,
------------------
------------------
------------------ ( 4 interlíneas )
------------------
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlínea )
Datos del transcriptor
2. CIRCULAR
Modelo Circular
Espacio
para logotipo
(sólo para CIRCULAR circular externa)
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CIRCULAR Nº_____
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CÓDIGO UNIDAD:
Ciudad, (la fecha será colocada por la Oficina para la Administración de
Documentos)
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
DESTINATARIOS
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
Asunto: (síntesis del tema de la Circular)
------------------
------------------ (3 interlíneas)
------------------
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .....
..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ...........
..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ......................
... .............. ..........
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Despedida
------------------
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlinea )
Datos del transcriptor
3. MEMORANDO
Modelo Memorando
MEMORANDO
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CÓDIGO: xxx
------------------ ( 1 interlínea )
CIUDAD:
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
PARA: NOMBRES Y APELLIDOSMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO SOBRE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
19
Cargo
------------------ ( 1 interlínea )
DE: UNIDAD QUE EMITE EL MEMORANDO
------------------ ( 1 interlínea )
ASUNTO: ............ ......................... ........................... .
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... .....................
.................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... .............
................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... ..................
...................... ........ .
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Despedida
------------------
------------------
------------------
------------------ ( 4 interlíneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlínea )
Datos del transcrip
2. Ley general de archivos
3. Conceptos:
- Gestión documental
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Oportunidades
Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.
Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes.
Ventajas
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
Desventajas
Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestión Documental.
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Oportunidades
Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.
Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes.
Ventajas
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
Desventajas
Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestión Documental.
PARA REFLEXIONAR SOBRE LA GESTION DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA
- Documentos : clases de documentos
Documentos Públicos
El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.
Registro Civil.
El Registro Civil es un organismo administrativo o servicio público, encargado de dejar constancia de los hechos o actos relativos al estado civil de las personas naturales, así como otros que las leyes le encomienden.
1. REGISTRO DE NACIMIENTO
El acta de nacimiento es un documento público probatorio que hace constar de manera fehaciente la identidad de la persona, la personalidad jurídica del individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiación. Además, es el primer acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y registrado ante la institución pública del registro del estado familiar.
2. REGISTRO DE MATRIMONIO
el matrimonio es una institución social y permanente, por la cual se establece la unión jurídica de un solo hombre y una sola mujer, que con igualdad de derechos y obligaciones, originan el nacimiento y estabilidad de una familia, así como la realización de una comunidad de vida plena y responsable.
3. REGISTRO DE DEFUNCION
El acta de defunción es el documento a través del cual se declara legalmente el fallecimiento de una persona.
4. REGISTRO DE DIVORCIO
Es la disolución del vínculo matrimonial y solo tiene lugar mediante la declaración de la autoridad judicial.
5. Fe de Vida.
Documento librado por el Registro Civil a fin de acreditar la existencia de una persona. También se puede acreditar por acta notarial de presencia.
Identidad Personal.
1) Cedula de Identidad
El carné de identidad, oficialmente y según la legislación Documento Nacional de Identidad (DNI) o cédula de identidad, es un documento emitido por una autoridad administrativa competente para permitir la identificación personal de los ciudadanos.
2) Carnet
Es un documento q acredita una autorizacion, a una persona determinada en donde se encuentran los datos.
3) Pasaporte
Pasaporte es un documento con validez internacional, que identifica a su titular (en ciertos países también a sus descendientes directos e incluso a sus cónyuges) expedido por las autoridades de su respectivo país, que acredita un permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.
4) Licencia de Conducir
Una autorización para la conducción de vehículos ("licencia de conducción" y "carnet" o "permiso de conducción" en España; "permiso" ó "licencia" en Latinoamérica) es un documento que acredita una autorización administrativa a su poseedor la conducción de vehículos por la vía pública.
Documento de Propiedad
Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de una vivienda.
Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un terreno.
Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un Vehículo.
Documento de Acreditación.
Son aquellos que son otorgados para certificar la aprobación o reconocimientos de un logro académico entre otros.
En su acepción clásica, se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido por alguna Autoridad pública. Entre los diferentes nombres con que se le conoce en la antigüedad, se hallan como más comunes los siguientes: cártula, carta o karta, instrumento, testamento, página o escritura. Se da el nombre de cartulario, libro, becerro o tumbo al códice que reúne las copias literales de los diplomas o privilegios concedidos a una iglesia o corporación y que se guarda en el archivo de la misma.
Un grado académico, titulación académica o título académico, es una distinción dada por alguna institución educativa, generalmente después de la terminación exitosa de algún programa de estudios. Sin embargo, esta denominación suele utilizarse para denominar más concretamente a las distinciones de rango universitario, que también se denominan titulación superior o titulación universitaria.
Los reconocimientos se otorgan a una persona por una determinada acción realizada o logro adquirido.
Son aquellos que son emitidos por un ente para certificar las paga de los servicios.
Los impuestos se cancelan al momento de comprar un producto, es por ende que en la factura de las compra esta la cantidad de impuesto que pagamos.
Son los documentos que otorgan las empresas de servicio para el cobro y cancelación de los mismos ejemplo
Electricidad, Agua, entre otros.
Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin intervención de un notario, declaraciones capaces de producir efectos jurídicos. Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las firmas, tienen tanta validez como un documento público.
Son documentos que una persona, obtiene o adquiere de la empresa don trabaja o haya trabajado.
Es la acreditación obtenida por un logro alcanzado.
Es la certificación emitida por un médico, corroborando el estado de salud de una persona.
Es una carta emitida por una persona delegando autoridad sobre sus funciones o actos.
Acta de Matrimonio
carnet
Pasaporte
Licencia de Conducir
Documento de Acreditación
Títulos
- Documentos de archivo
Documentación de apoyo informativo (no forma parte del archivo):
- Textos legales.
- Boletines oficiales.
- Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…).
- Copias de informes.
- Dossier de prensa.
Esta documentación que no ha sido producida por la oficina y además no
es original, es decir, existen multitud de copias, se conserva sólo mientras sea
útil.
- Documentos que forman parte del archivo:
A) Los expedientes administrativos.
El gran volumen de documentos que forman parte de los archivos públicos son
los expedientes. Se entiende por expediente administrativo el conjunto
ordenado de documentos y actuaciones que sirven de fundamento y
antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarla. Por lo tanto, el expediente administrativo está formado
por la agregación sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes,
pruebas, diligencias y resoluciones. Estos documentos estarán siempre
rubricados y foliados por el órgano competente y pueden ser de dos tipos:
- Expedientes sometidos a procedimiento: representan las actuaciones y
diligencias previstas en la norma que regula la tramitación para la resolución
administrativa de un asunto.
En este tipo de expediente se recogen los
documentos referentes a las fases del procedimiento administrativo:
-Iniciación: recoge las solicitudes que formulan los interesados, en el caso de
iniciarse a solicitud de persona interesada, o bien, en el caso de
procedimientos iniciados de oficio, recogerá el documento o documentos que
expresan el objeto del mismo, denominado acuerdo de iniciación (por ejemplo,
los expedientes de contratación se inician de oficio con el acuerdo del órgano
de contratación donde se motiva la necesidad del contrato).
-Ordenación: como la ordenación es, más que una fase, un conjunto de
actuaciones que se llevan a cabo durante la tramitación del procedimiento, los
documentos que se generan se ordenan cronológicamente dentro de la
documentación de instrucción, teniendo en cuenta las fechas de entrada y de
salida del Registro.
-Instrucción: los documentos que se generan en esta fase del procedimiento
se refieren a actos administrativos que se dictan durante la tramitación del
procedimiento, tales como diligencias, dictámenes, certificaciones, propuestas,
pruebas, informes, o documentos acreditativos de las notificaciones, así como
las alegaciones que puedan realizar las personas interesadas.
-Finalización: en esta fase encontramos los documentos que ponen fin al
procedimiento administrativo; como regla general la resolución y el documento
acreditativo de su notificación. Y en algunos casos, el expediente contiene los
documentos que expresan las medidas adoptadas por la Administración para
la ejecución forzosa de sus resoluciones o decisiones: por ejemplo, los
documentos generados durante el procedimiento iniciado para el pago de una
deuda cuando no se hace de forma voluntaria.
- Expedientes no reglados: responden a asuntos cuya actuación no está
sometida a procedimiento administrativo y surten efectos con fines de
estadística, constancia o información. Por ejemplo, informes, memorias y
programas que tienen por objeto suministrar estudios y propuestas referentes
a una determinada competencia o materia de la Administración. También
existen informes que corresponden al ejercicio de la potestad discrecional de
la Administración, por ejemplo aquellas cuestiones que pertenecen al orden
público o de gobierno o afectan a la organización de los servicios generales.
Documentos Públicos
El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.
Registro Civil.
El Registro Civil es un organismo administrativo o servicio público, encargado de dejar constancia de los hechos o actos relativos al estado civil de las personas naturales, así como otros que las leyes le encomienden.
1. REGISTRO DE NACIMIENTO
El acta de nacimiento es un documento público probatorio que hace constar de manera fehaciente la identidad de la persona, la personalidad jurídica del individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiación. Además, es el primer acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y registrado ante la institución pública del registro del estado familiar.
2. REGISTRO DE MATRIMONIO
el matrimonio es una institución social y permanente, por la cual se establece la unión jurídica de un solo hombre y una sola mujer, que con igualdad de derechos y obligaciones, originan el nacimiento y estabilidad de una familia, así como la realización de una comunidad de vida plena y responsable.
3. REGISTRO DE DEFUNCION
El acta de defunción es el documento a través del cual se declara legalmente el fallecimiento de una persona.
4. REGISTRO DE DIVORCIO
Es la disolución del vínculo matrimonial y solo tiene lugar mediante la declaración de la autoridad judicial.
5. Fe de Vida.
Documento librado por el Registro Civil a fin de acreditar la existencia de una persona. También se puede acreditar por acta notarial de presencia.
Identidad Personal.
1) Cedula de Identidad
El carné de identidad, oficialmente y según la legislación Documento Nacional de Identidad (DNI) o cédula de identidad, es un documento emitido por una autoridad administrativa competente para permitir la identificación personal de los ciudadanos.
2) Carnet
Es un documento q acredita una autorizacion, a una persona determinada en donde se encuentran los datos.
3) Pasaporte
Pasaporte es un documento con validez internacional, que identifica a su titular (en ciertos países también a sus descendientes directos e incluso a sus cónyuges) expedido por las autoridades de su respectivo país, que acredita un permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.
4) Licencia de Conducir
Una autorización para la conducción de vehículos ("licencia de conducción" y "carnet" o "permiso de conducción" en España; "permiso" ó "licencia" en Latinoamérica) es un documento que acredita una autorización administrativa a su poseedor la conducción de vehículos por la vía pública.
Documento de Propiedad
- Vivienda.
Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de una vivienda.
- Terreno.
Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un terreno.
- Vehículos
Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un Vehículo.
Documento de Acreditación.
Son aquellos que son otorgados para certificar la aprobación o reconocimientos de un logro académico entre otros.
- Diploma
En su acepción clásica, se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido por alguna Autoridad pública. Entre los diferentes nombres con que se le conoce en la antigüedad, se hallan como más comunes los siguientes: cártula, carta o karta, instrumento, testamento, página o escritura. Se da el nombre de cartulario, libro, becerro o tumbo al códice que reúne las copias literales de los diplomas o privilegios concedidos a una iglesia o corporación y que se guarda en el archivo de la misma.
- Título.
Un grado académico, titulación académica o título académico, es una distinción dada por alguna institución educativa, generalmente después de la terminación exitosa de algún programa de estudios. Sin embargo, esta denominación suele utilizarse para denominar más concretamente a las distinciones de rango universitario, que también se denominan titulación superior o titulación universitaria.
- Reconocimientos.
Los reconocimientos se otorgan a una persona por una determinada acción realizada o logro adquirido.
- Documentos de Servicios.
Son aquellos que son emitidos por un ente para certificar las paga de los servicios.
- Impuestos.
Los impuestos se cancelan al momento de comprar un producto, es por ende que en la factura de las compra esta la cantidad de impuesto que pagamos.
- Servicios.
Son los documentos que otorgan las empresas de servicio para el cobro y cancelación de los mismos ejemplo
Electricidad, Agua, entre otros.
- Documentos Privados
Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin intervención de un notario, declaraciones capaces de producir efectos jurídicos. Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las firmas, tienen tanta validez como un documento público.
- Constancia de Trabajo.
Son documentos que una persona, obtiene o adquiere de la empresa don trabaja o haya trabajado.
- Certificaciones.
Es la acreditación obtenida por un logro alcanzado.
- Constancia Médica.
Es la certificación emitida por un médico, corroborando el estado de salud de una persona.
- Autorización.
Es una carta emitida por una persona delegando autoridad sobre sus funciones o actos.
- Anexos
- Registro civil.
- Partida de Nacimiento
Acta de Matrimonio
carnet
Pasaporte
Licencia de Conducir
Documento de Acreditación
Títulos
- Documentos de archivo
Documentación de apoyo informativo (no forma parte del archivo):
- Textos legales.
- Boletines oficiales.
- Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…).
- Copias de informes.
- Dossier de prensa.
Esta documentación que no ha sido producida por la oficina y además no
es original, es decir, existen multitud de copias, se conserva sólo mientras sea
útil.
- Documentos que forman parte del archivo:
A) Los expedientes administrativos.
El gran volumen de documentos que forman parte de los archivos públicos son
los expedientes. Se entiende por expediente administrativo el conjunto
ordenado de documentos y actuaciones que sirven de fundamento y
antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarla. Por lo tanto, el expediente administrativo está formado
por la agregación sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes,
pruebas, diligencias y resoluciones. Estos documentos estarán siempre
rubricados y foliados por el órgano competente y pueden ser de dos tipos:
- Expedientes sometidos a procedimiento: representan las actuaciones y
diligencias previstas en la norma que regula la tramitación para la resolución
administrativa de un asunto.
En este tipo de expediente se recogen los
documentos referentes a las fases del procedimiento administrativo:
-Iniciación: recoge las solicitudes que formulan los interesados, en el caso de
iniciarse a solicitud de persona interesada, o bien, en el caso de
procedimientos iniciados de oficio, recogerá el documento o documentos que
expresan el objeto del mismo, denominado acuerdo de iniciación (por ejemplo,
los expedientes de contratación se inician de oficio con el acuerdo del órgano
de contratación donde se motiva la necesidad del contrato).
-Ordenación: como la ordenación es, más que una fase, un conjunto de
actuaciones que se llevan a cabo durante la tramitación del procedimiento, los
documentos que se generan se ordenan cronológicamente dentro de la
documentación de instrucción, teniendo en cuenta las fechas de entrada y de
salida del Registro.
-Instrucción: los documentos que se generan en esta fase del procedimiento
se refieren a actos administrativos que se dictan durante la tramitación del
procedimiento, tales como diligencias, dictámenes, certificaciones, propuestas,
pruebas, informes, o documentos acreditativos de las notificaciones, así como
las alegaciones que puedan realizar las personas interesadas.
-Finalización: en esta fase encontramos los documentos que ponen fin al
procedimiento administrativo; como regla general la resolución y el documento
acreditativo de su notificación. Y en algunos casos, el expediente contiene los
documentos que expresan las medidas adoptadas por la Administración para
la ejecución forzosa de sus resoluciones o decisiones: por ejemplo, los
documentos generados durante el procedimiento iniciado para el pago de una
deuda cuando no se hace de forma voluntaria.
- Expedientes no reglados: responden a asuntos cuya actuación no está
sometida a procedimiento administrativo y surten efectos con fines de
estadística, constancia o información. Por ejemplo, informes, memorias y
programas que tienen por objeto suministrar estudios y propuestas referentes
a una determinada competencia o materia de la Administración. También
existen informes que corresponden al ejercicio de la potestad discrecional de
la Administración, por ejemplo aquellas cuestiones que pertenecen al orden
público o de gobierno o afectan a la organización de los servicios generales.
- Documentos electrónico de archivo
- Soportes documentales
Clases de Soportes Documentales
Existe una gran variedad de formas para almacenar información, en los archivos personales ya que es común encontrar que la información este en varios formatos tanto tradicionales como de avanzadas tegnologias y esta varía según los materiales tegnologicos.
Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales filmicos informáticos;
estos son:
Mecanografiados: es la forma de elaborar un documento ya sea en una maquina de escribir o impresora láser.
CADA UNO DE ESTOS SOPORTES SE DIFERENCIAN DE:
COMUNICACIONES OFICIALES O EMPRESARIALES
La comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: ser el cimiento que mantiene unidas las unidades de una organización. Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un activo que hay que gestionar.
Para la gestión de los distintos tipos de comunicación que se hacen necesarios en cualquier empresa moderna –comunicación interna descendente, ascendente y horizontal y comunicación externa– las empresas se dotan de un departamento de Comunicación o de Relaciones Públicas o Prensa.
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Comunicación Interna
La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
Transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.
Podemos hablar de dos clases de comunicación interna: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son pasivos.
Comunicación Externa
La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración.
Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera.
A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia.
Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicación independientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovación en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicación externa.
Clases de Soportes Documentales
Existe una gran variedad de formas para almacenar información, en los archivos personales ya que es común encontrar que la información este en varios formatos tanto tradicionales como de avanzadas tegnologias y esta varía según los materiales tegnologicos.
Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales filmicos informáticos;
estos son:
- PROCEDIMIENTOS TEXTUALES:
Mecanografiados: es la forma de elaborar un documento ya sea en una maquina de escribir o impresora láser.
- ELECTRONICOS EINFORMATICOS:
- ICONOGRAFICOS:
- AUDIOVISUALES:
CADA UNO DE ESTOS SOPORTES SE DIFERENCIAN DE:
- Tipo: carácter que va mas allá delo físico y externo ya que revela el contenido y su estructuración en el documento.
- Formato: es en función del soporte y de la forma de reunirse.
- Cantidad: numero de unidades y el espacio que ocupan, volumen los legajos.
- Forma: la palabra que se usa, es la tradicional documental, es decir señala sise trata de un original o una copia y sus variantes.
COMUNICACIONES OFICIALES O EMPRESARIALES
La comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: ser el cimiento que mantiene unidas las unidades de una organización. Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un activo que hay que gestionar.
Para la gestión de los distintos tipos de comunicación que se hacen necesarios en cualquier empresa moderna –comunicación interna descendente, ascendente y horizontal y comunicación externa– las empresas se dotan de un departamento de Comunicación o de Relaciones Públicas o Prensa.
Comunicación Interna
La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
Transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.
Podemos hablar de dos clases de comunicación interna: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son pasivos.
Comunicación Externa
La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración.
Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera.
A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia.
Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicación independientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovación en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicación externa.
- Correspondencia
La Correspondencia comercial:
Es el sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles.
a) Las características principales de la correspondencia comercial.
§ Fácil comprensión
§ Exponer adecuadamente los asuntos
§ Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos
§ Buscar la precisión.
§ No cometer faltas de ortografía
§ Utilizar un vocabulario amplio
§ Tratar los temas independientes (párrafos)
§ Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras)
§ Huir de emplear excesivamente el gerundio.
§ Evitar las frases con formulismo.
Cuidar la forma de expresiones y la presentación en la correspondencia comercial es de suma importancia para dar una buena imagen de nuestra empresa.
b) Los elementos que se utilizan en el correspondencia comercial .
1) Sobre
2) Papel
3) Carta: Es el medio de comunicación escrita más utilizado.
Su presentación y contenido han de cuidarse al máximo.
Ø La presentación mediante proceso de texto
« No abusar, de tipo de letra
« Buscar el tipo de letra más sencillo y claro.
Ø La presentación a mano y ordenados.
« centrarla y distribuirla correctamente
« márgenes “ESTÁNDAR” el margen izquierdo debe tener de 3 a 4 cm; el margen derecho , 2 cm, el inferior 2 cm el superior, si no hay membrete, será de 2 cm a 3 cm desde el borde superior, si hay membrete, será de 2 cm del membrete.
« No escribir al dorso del papel, enumerarla si hay más de una hoja
« Las cartas han de ser firmadas de puño y letra por la persona que figura en el “firmado”.
« Si se pone el sello de la empresa nunca lo estampe sobre la firma.
« No deben hacerse ni borrones ni tachaduras.
« Los dobleces de la carta se suelen hacer en tres partes para DIN A-4 (inicio, contenido y final).
c) Partes de la carta comercial:
§ INICIO:
§ Membrete
§ Destinatario
§ Referencia
§ Asunto
§ Fecha
§ CONTENIDO
§ Saludo
§ Texto
§ FINAL
§ Despedida
§ Antefirma
§ Firma
§ Anexo
§ Posdata
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES
§ Estilo moderno
§ Estilo moderno modificado
§ Estilo profesional
§ Estilo evolucionado
CLASIFICACIONES DE LAS CARTAS COMERCIALES
· Cartas de informe
· Cartas de pedido
· Cartas de reclamación
COMUNICACIÓN BREVES Y DE RÉGIMEN INTERIOR
· Carta circular
· Saluda Comunicado de Régimen interno
CERTIFICADO
· Documentos Administrativos
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS SON:
§ Oficio
§ Nota interior
§ Notificación
§ Publicación o anuncio
§ Solicitud o instancia
§ La declaración
§ La carta de administración al ciudadano y viceversa
4. Manual de gestión documental
-reglamento básico de gestión documental
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Hoy en día para toda empresa es muy necesario tener una base de datos o archivo documental organizada, ya que la adecuada gestión documental de una empresa es igual o representa el desempeño profesional de la misma, es importante para la memoria documental de una institución y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad de archivo desde la creación del documento hasta su destinación final; ya que mencionados documentos pueden servir como testimonio de alguna prueba en un procedimiento o de información para la institución o a la ciudadanía.
No hay que desconocer que también la necesidad de cada empresa en su ganas de competir a nivel mundial con las demás empresas se exigen tanto en su forma laboral como documental para obtener una certificación esto ayudaría a que la empresa tomara nombre y credibilidad y se estandarizaría a nivel nacional e internacional.
La finalidad de la administración documental es de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Ya que los archivos que genera cualquier empresa sea cual sea su función nos puede nutrir de una Gran Cultura, y mencionados documentos nos pueden ser de gran utilidad para la toma de decisiones basadas en los antecedentes que reposan en cada base de datos.
Por eso todas las personas que laboran en una empresa son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos que se crean y se obtienen, para así brindar a las personas que necesiten mencionada información una forma fácil y concreta al consultarlos.
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Hoy en día para toda empresa es muy necesario tener una base de datos o archivo documental organizada, ya que la adecuada gestión documental de una empresa es igual o representa el desempeño profesional de la misma, es importante para la memoria documental de una institución y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad de archivo desde la creación del documento hasta su destinación final; ya que mencionados documentos pueden servir como testimonio de alguna prueba en un procedimiento o de información para la institución o a la ciudadanía.
No hay que desconocer que también la necesidad de cada empresa en su ganas de competir a nivel mundial con las demás empresas se exigen tanto en su forma laboral como documental para obtener una certificación esto ayudaría a que la empresa tomara nombre y credibilidad y se estandarizaría a nivel nacional e internacional.
La finalidad de la administración documental es de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Ya que los archivos que genera cualquier empresa sea cual sea su función nos puede nutrir de una Gran Cultura, y mencionados documentos nos pueden ser de gran utilidad para la toma de decisiones basadas en los antecedentes que reposan en cada base de datos.
Por eso todas las personas que laboran en una empresa son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos que se crean y se obtienen, para así brindar a las personas que necesiten mencionada información una forma fácil y concreta al consultarlos.
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.
5. Procedimiento y herramientas manuales o automatizadas para el recibo y despacho de documentos.
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