II PERIODO AREA DE TECNICAS DE OFICINA 11º




Bienvenidos estudiantes del grado 11º, espero que aprovechen este blog para afianzar sus conocimientos y temas vistos en clase!!!. Recuerden que el Éxito depende solo de ti y de tu actitud frente a la educación!!



II PERIODO

4. Distribución:
Concepto
Procedimiento para la distribución de los documentos producidos y recibidos (internos y externos).


















5. Comunicación :
Concepto
La comunicación es un medio de conexión o de unión que tenemos las personas para transmitir o intercambiar mensajes. Es decir, que cada vez que nos comunicamos con nuestros familiares, amigos, compañeros de trabajo, socios, clientes, etc., lo que hacemos es establecer una conexión con ellos con el fin de dar, recibir o intercambiar ideas, información o algún significado.

Según Idalberto Chiavenato, comunicación es "el intercambio de información entre personas. Significa volver común un mensaje o una información. Constituye uno de los procesos fundamentales de la experiencia humana y la organización social" 


Transmisión de mensajes

CÓMO TRANSMITIR EL MENSAJE

Existen tres componentes para la transmisión de un mensaje. Le sorprenderá descubrir que tan sólo un 7 % de la comprensión se basa en las palabras que utiliza. El 13 % se basa en la voz, la expresión, la entonación, etc., y el 80 % en el lenguaje corporal. Con esto puede hacerse una idea de lo importante que es que estos tres elementos no comuniquen mensajes contradictorios, ya que, de ser así, el oyente quedará totalmente confundido.

Si al encontrarse con un amigo y preguntarle cómo se encuentra su respuesta fuera: «Bien... hum... creo que bien», dicho con un ritmo lento y dubitativo, ¿qué entendería usted con el mensaje que le está transmitiendo? ¿Creería en sus palabras, que decían que «estaba bien», o debido a su tono de voz y forma de expresión pensaría que quizá no fuera cierto?

Aun cuando el orador está transmitiendo un mensaje coherente, se puede encontrar con varias barre ras que impidan la buena comunicación. Entre éstas se incluyen las siguientes:

. La falta de concentración: puede que el oyente tenga una capacidad de concentración limitada y que usted haya olvidado tenerlo en cuenta. Por otra par te, a lo mejor se encuentra en un momento de saturación o tiene algo muy importante en mente, lo que en cualquiera de ambos casos reduciría su capacidad de concentración en lo que le está diciendo.

. La falta de conocimiento respecto a lo que le está diciendo: a lo mejor, es una persona nueva en el trabajo, o quizás usted piensa que ya le había hablado del asunto cuando en realidad no ha sido así. Puesto que el proceso de aprendizaje no sólo implica recibir nueva información sino ser capaz de relacionarla con los conocimientos anteriores, si la persona carece de ellos (sea cual fuere la causa) el proceso de asimilación no puede tener lugar y por consiguiente el oyen te no puede aprender lo que está intentando enseñarle.

. La ansiedad o el estrés: todos sabemos que el exceso de estrés puede hacer que se nos quede la mente en blanco, de modo que si la persona a la que nos estamos dirigiendo está muy nerviosa o si está preocupada respecto a lo que cree que va a decirle, le resultará más difícil asimilar lo que usted desea transmitir.

. La incomodidad: el oyente puede sufrir algún tipo de malestar físico, desde dolor de muelas hasta dolor de pies, y probablemente esto distraerá su atención. Esta circunstancia puede dificultar cualquier intento que haga de asimilar lo que usted le es diciendo.


. Prejuicios y opiniones: ya hemos visto de qué modo las personas y los acontecimientos que marcan nuestra infancia pueden predisponemos a seguir ciertos patrones de pensamiento o de conducta. La persona con la que está hablando tiene sus prejuicios y opiniones propias. Puede que usted desee que haga algo que ella no quiere hacer; puede estar convencida (con razón o sin ella) de que no es capaz de hacer lo que le pide. Todo esto influirá en su receptividad a sus palabras.




Medios y canales de comunicación



Un canal de comunicación es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de información emisor y receptor.1 Es frecuente referenciarlo también como canal de datos.

Los canales pueden ser personales o masivos: los canales personales son aquellos en donde la comunicación es directa. Voz a voz. Puede darse de uno a uno o de uno a varios. Los canales masivos pueden ser escrito, radial, televisivo e informático.

Así sucesivamente se pueden ir identificando los diferentes canales de trasmisión del pensamiento.

En telecomunicaciones, el término canal también tiene los siguientes significados:

Una conexión entre los puntos de inicio y terminación de un circuito.

Un camino único facilitado mediante un medio de transmisión que puede ser:

Con separación física, tal como un par de un cable multipares.
Con separación eléctrica, tal como la multiplexación por división de frecuencia (MDF) o por división de tiempo (MDT).
Un camino para el transporte de señales eléctricas o electromagnéticas, usualmente distinguido de otros caminos paralelos mediante alguno de los métodos señalados en el punto anterior.

En conjunción con una predeterminada letra, número o código, hace referencia a una radiofrecuencia específica.
Porción de un medio de almacenamiento, tal como una pista o banda, que es accesible a una cabeza o estación de lectura o escritura.

En un sistema de comunicaciones, es la parte que conecta una fuente (generador) a un sumidero (receptor) de datos.
En comunicación, cada canal de transmisión es adecuado para algunas señales concretas y no todos sirven para cualquier tipo de señal. Por ejemplo, la señal eléctrica se propaga bien por canales conductores, pero no ocurre lo mismo con las señales luminosas.

Un canal está definido desde el punto de vista telemático por sus propiedades físicas: naturaleza de la señal que es capaz de transmitir, velocidad de transmisión, ancho de banda, nivel de ruido que genera, modo de inserción de emisores y receptores, etc.

El ejemplo más común de canal acústico es la atmósfera. Para señales electromagnéticas se puede utilizar multitud de canales dependiendo de la frecuencia de las señales transmitidas: cables, el vacío (satélites), la propia atmósfera, etc.


Un caso particular de canal electromagnético son las fibras ópticas, especializadas en transmisiones luminosas, extraordinariamente rápidas e insensibles al ruido o las posibles contaminaciones de la señal luminosa.




6. Comunicación empresarial
Concepto

¿Qué es la comunicación empresarial?

Comunicación empresarial o corporativa es la comunicación que proviene de una empresa, ONG, organización o instituto y se dirige a sus distintos públicos-meta. Éstos pueden ser internos –empleados, accionistas, etc.- o externos (clientes, medios de comunicación, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades, público en general, etc.)

Comunicación empresarial, por tanto, sirve de vínculo entre una organización y sus públicos. Las organizaciones pueden comunicar a su público-meta a través de las relaciones públicas y la publicidad, mediante boletines de noticias, videos, gestión de crisis con los medios de comunicación, planificación de eventos especiales, la creación de valor del producto y la comunicación con accionistas, clientes o inversores. 
La comunicación empresarial tiene que ver con la gestión de las percepciones, una eficaz y oportuna difusión de la información, una imagen corporativa positiva y una relación positiva con todos las partes interesadas 
empresa, organización, institución, ONG -organización no gubernamental-, u organismo gubernamental, todos ellos necesitan tener buena imagen y excelente reputación.

Hoy en día, debido al fácil acceso a la información y la creciente competencia, la gestión de la reputación ha cobrado aún más importancia. 

Por lo tanto, la comunicación empresarial o corporativa es una función dada día más importante y debe ser profesional. 


La época en que la comunicación empresarial consistía en cenar con los clientes ha pasado. Ahora se ha convertido en un arte y una ciencia para gestionar.




7. Mensajería:
Conceptos y tipos

Los servicios de mensajería ayudan a las empresas y a las personas a transportar documentos importantes, paquetes y otros artículos. Un servicio de mensajería se caracteriza por la entrega rápida, el rastreo y la seguridad de los artículos que son entregados. Empresas grandes de servicios de mensajería, tales como United Parcel Service (UPS, por sus siglas en inglés), a menudo están en competencia directa con el Servicio Postal de Estados Unidos.


MENSAJERIA INSTANTANEA

Una primera forma de mensajería instantánea fue la implementación en el sistema PLATO usado al principio de la década de 1970. Más tarde, el sistema talk implementado en UNIX/LINUX comenzó a ser ampliamente usado por ingenieros y académicos en las décadas de 1980 y 1990 para comunicarse a través de internet. ICQ fue el primer sistema de mensajería instantánea para ordenadores con sistema operativo distinto de UNIX/LINUX en noviembre de 1996. A partir de su aparición, un gran número de variaciones de mensajería instantánea han surgido y han sido desarrollados en paralelo en otras partes, cada aplicación teniendo su propio protocolo. Recientemente, algunos servicios de mensajería han comenzado a ofrecer telefonía IP (VoIP), videoconferencia, que permiten integrar capacidades de transmitir audio y vídeo junto con las palabras. 

Sus principales características son:

Es rápido y económico. El envío a cualquier parte del mundo tarda unos segundos en ser recibido, además cuesta lo mismo enviar un mensaje de tres líneas que uno de mil y, el precio es el mismo sin importar el destino. 

Puede enviar o recibir mucha información, ya que se pueden mandar archivos que contengan libros, revistas, datos.
Es multimedia ya que se pueden incorporar imágenes y sonido.
Se puede revisar en cualquier parte del mundo donde se tenga accesos a la red.

TIPOS DE MENSAJERÍA INSTANTÁNEA

Windows Live Messenger.- Este es el popular programa de Microsoft, usado por millones en el mundo, y es comúnmente conocido como MSN, nombre usado por su antecesor. Es posible usar voz y vídeo con este programa. Cuenta con versiones para móvil. Puedes
agregar usuarios que usan Yahoo! Messenger. Para descargar puedes Yahoo!Messenger.- Fue popular hace unos años y ha perdido impulso. Tiene funcionalidad
similar a la de Windows Live Messenger, y también puedes tener conversaciones con usuarios de Windows Live. Cuenta con versiones para móvil.

Google Talk.- También conocido como Gtalk, ha tomado popularidad en los últimos años y es el cliente de IM usado por usuarios de Gmail. Su funcionalidad es mucho más limitada que 

Windows Live y Yahoo! Sólo cuenta con versiones para PC.
Trillian.- Es un cliente de IM que soporta múltiples servicios de mensajería instantánea.
Cuenta con versiones para móvil y tiene una funcionalidad razonablemente rica.

Digsby.- Es un cliente de IM que soporta múltiples servicios de mensajería instantánea y
tiene una funcionalidad razonablemente rica.

VENTAJAS DE LA MENSAJERÍA INSTANTÁNEA

ü  Nuevos medios visuales multimedia de banda ancha: como videoconferencias, llamadas telefónicas...
ü  Movilidad de servicios con información disponibles desde cualquier localización.
ü  Acceso a la información en tiempo real.
ü  Multidispositivos, podemos contactar usando un móvil, un pda, un portátil o un sobremesa.
ü  Ahorro en comunicaciones, por no realizar llamadas a móviles o teléfonos fijos

DESVENTAJAS DE LA MENSAJERÍA INSTANTÁNEA
Los usuarios se vuelvan demasiado dependientes de su uso.
Existen hackers, que pueden robar tu contraseña y usar tu cuenta para hacer daño a otros en

tu nombre.







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