II PERIODO AREA DE TECNICAS DE OFICINA 9º

2. Ley general de archivos












3. Conceptos:
 Gestión documental

 Documentos : clases de documentos





 Documentos de archivo

Documentos Públicos

El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.

Registro Civil.

El Registro Civil es un organismo administrativo o servicio público, encargado de dejar constancia de los hechos o actos relativos al estado civil de las personas naturales, así como otros que las leyes le encomienden.

1. REGISTRO DE NACIMIENTO
El acta de nacimiento es un documento público probatorio que hace constar de manera fehaciente la identidad de la persona, la personalidad jurídica del individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiación. Además, es el primer acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y registrado ante la institución pública del registro del estado familiar.

2. REGISTRO DE MATRIMONIO
el matrimonio es una institución social y permanente, por la cual se establece la unión jurídica de un solo hombre y una sola mujer, que con igualdad de derechos y obligaciones, originan el nacimiento y estabilidad de una familia, así como la realización de una comunidad de vida plena y responsable.

3. REGISTRO DE DEFUNCION
El acta de defunción es el documento a través del cual se declara legalmente el fallecimiento de una persona.

4. REGISTRO DE DIVORCIO
Es la disolución del vínculo matrimonial y solo tiene lugar mediante la declaración de la autoridad judicial.

5. Fe de Vida.
Documento librado por el Registro Civil a fin de acreditar la existencia de una persona. También se puede acreditar por acta notarial de presencia.
Identidad Personal.

1) Cedula de Identidad
El carné de identidad, oficialmente y según la legislación Documento Nacional de Identidad (DNI) o cédula de identidad, es un documento emitido por una autoridad administrativa competente para permitir la identificación personal de los ciudadanos.

2) Carnet
Es un documento q acredita una autorizacion, a una persona determinada en donde se encuentran los datos.

3) Pasaporte
Pasaporte es un documento con validez internacional, que identifica a su titular (en ciertos países también a sus descendientes directos e incluso a sus cónyuges) expedido por las autoridades de su respectivo país, que acredita un permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.

4) Licencia de Conducir
Una autorización para la conducción de vehículos ("licencia de conducción" y "carnet" o "permiso de conducción" en España; "permiso" ó "licencia" en Latinoamérica) es un documento que acredita una autorización administrativa a su poseedor la conducción de vehículos por la vía pública.

Documento de Propiedad


Vivienda.

Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de una vivienda.


Terreno.

Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un terreno.


Vehículos

Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisición de un Vehículo.
Documento de Acreditación.
Son aquellos que son otorgados para certificar la aprobación o reconocimientos de un logro académico entre otros.


Diploma

En su acepción clásica, se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido por alguna Autoridad pública. Entre los diferentes nombres con que se le conoce en la antigüedad, se hallan como más comunes los siguientes: cártula, carta o karta, instrumento, testamento, página o escritura. Se da el nombre de cartulario, libro, becerro o tumbo al códice que reúne las copias literales de los diplomas o privilegios concedidos a una iglesia o corporación y que se guarda en el archivo de la misma.


Título.

Un grado académico, titulación académica o título académico, es una distinción dada por alguna institución educativa, generalmente después de la terminación exitosa de algún programa de estudios. Sin embargo, esta denominación suele utilizarse para denominar más concretamente a las distinciones de rango universitario, que también se denominan titulación superior o titulación universitaria.


Reconocimientos.

Los reconocimientos se otorgan a una persona por una determinada acción realizada o logro adquirido.


Documentos de Servicios.

Son aquellos que son emitidos por un ente para certificar las paga de los servicios.


Impuestos.

Los impuestos se cancelan al momento de comprar un producto, es por ende que en la factura de las compra esta la cantidad de impuesto que pagamos.


Servicios.

Son los documentos que otorgan las empresas de servicio para el cobro y cancelación de los mismos ejemplo
Electricidad, Agua, entre otros.


Documentos Privados

Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin intervención de un notario, declaraciones capaces de producir efectos jurídicos. Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las firmas, tienen tanta validez como un documento público.


Constancia de Trabajo.

Son documentos que una persona, obtiene o adquiere de la empresa don trabaja o haya trabajado.


Certificaciones.

Es la acreditación obtenida por un logro alcanzado.


Constancia Médica.

Es la certificación emitida por un médico, corroborando el estado de salud de una persona.


Autorización.

Es una carta emitida por una persona delegando autoridad sobre sus funciones o actos.


Anexos


Registro civil.



Partida de Nacimiento





Acta de Matrimonio




carnet




Pasaporte






Licencia de Conducir



Documento de Acreditación



Títulos





 Documentos electrónico de archivo

Documentos de archivo

Documentación de apoyo informativo (no forma parte del archivo):

- Textos legales.
- Boletines oficiales.
- Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…).
- Copias de informes.
- Dossier de prensa.

Esta documentación que no ha sido producida por la oficina y además no
es original, es decir, existen multitud de copias, se conserva sólo mientras sea
útil.

- Documentos que forman parte del archivo:

A) Los expedientes administrativos.
El gran volumen de documentos que forman parte de los archivos públicos son
los expedientes. Se entiende por expediente administrativo el conjunto
ordenado de documentos y actuaciones que sirven de fundamento y
antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarla. Por lo tanto, el expediente administrativo está formado
por la agregación sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes,
pruebas, diligencias y resoluciones. Estos documentos estarán siempre
rubricados y foliados por el órgano competente y pueden ser de dos tipos:

- Expedientes sometidos a procedimiento: representan las actuaciones y
diligencias previstas en la norma que regula la tramitación para la resolución
administrativa de un asunto.

En este tipo de expediente se recogen los
documentos referentes a las fases del procedimiento administrativo:

-Iniciación: recoge las solicitudes que formulan los interesados, en el caso de
iniciarse a solicitud de persona interesada, o bien, en el caso de
procedimientos iniciados de oficio, recogerá el documento o documentos que
expresan el objeto del mismo, denominado acuerdo de iniciación (por ejemplo,
los expedientes de contratación se inician de oficio con el acuerdo del órgano
de contratación donde se motiva la necesidad del contrato).

-Ordenación: como la ordenación es, más que una fase, un conjunto de
actuaciones que se llevan a cabo durante la tramitación del procedimiento, los
documentos que se generan se ordenan cronológicamente dentro de la
documentación de instrucción, teniendo en cuenta las fechas de entrada y de
salida del Registro.

-Instrucción: los documentos que se generan en esta fase del procedimiento
se refieren a actos administrativos que se dictan durante la tramitación del
procedimiento, tales como diligencias, dictámenes, certificaciones, propuestas,
pruebas, informes, o documentos acreditativos de las notificaciones, así como
las alegaciones que puedan realizar las personas interesadas.

-Finalización: en esta fase encontramos los documentos que ponen fin al
procedimiento administrativo; como regla general la resolución y el documento
acreditativo de su notificación. Y en algunos casos, el expediente contiene los
documentos que expresan las medidas adoptadas por la Administración para
la ejecución forzosa de sus resoluciones o decisiones: por ejemplo, los
documentos generados durante el procedimiento iniciado para el pago de una
deuda cuando no se hace de forma voluntaria. 

- Expedientes no reglados: responden a asuntos cuya actuación no está
sometida a procedimiento administrativo y surten efectos con fines de
estadística, constancia o información. Por ejemplo, informes, memorias y
programas que tienen por objeto suministrar estudios y propuestas referentes
a una determinada competencia o materia de la Administración. También
existen informes que corresponden al ejercicio de la potestad discrecional de
la Administración, por ejemplo aquellas cuestiones que pertenecen al orden
público o de gobierno o afectan a la organización de los servicios generales. 




Documentos electrónico de archivo



























 Soportes documentales
Clases de Soportes Documentales

Existe una gran variedad de formas para almacenar información, en los archivos personales ya que es común encontrar que la información este en varios formatos tanto tradicionales como de avanzadas tegnologias y esta varía según los materiales tegnologicos.
Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales filmicos informáticos;
estos son:  


PROCEDIMIENTOS TEXTUALES:
Manuscrito: tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y la información era ingresada a mano utilizando tinta.

Mecanografiados: es la forma de elaborar un documento ya sea en una maquina de escribir o impresora láser.


ELECTRONICOS EINFORMATICOS:
Es un archivo pero com determidados atributos ya que contiene datos textuales y graficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa, el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio o en una carpeta previamente asignada ala unidad de almacenamiento y se puede acceder a el cuando sea necesario.


ICONOGRAFICOS:
Son los documentos que aunque pueden contener informacion, escrita estan en otro tipo de soporte diferentes al papel y estan echos para oirce, verce y manipularce; La icongrafia estudia el origen de las imagenes y sus relaciones sinbolicas.


AUDIOVISUALES:
Actualmente se utiliza una amplia gama de terminos para desccribir los archivos audiovisules apartir de sus soportes o materiales que alojan imagenes en movimiento y sonidos registrados, catalogados y consevados en los archivos del mismo, cada uno de stos soportes se definen segun su material para  la conservacion ya sean en discos, rollos de cinta fotograficas, etc. 


CADA UNO DE ESTOS SOPORTES SE DIFERENCIAN DE:


Tipo: carácter que va mas allá delo físico y externo ya que revela el contenido y su estructuración en el documento.
Formato: es en función del soporte y de la forma de reunirse. 
Cantidad: numero de unidades y el espacio que ocupan, volumen los legajos.
Forma: la palabra que se usa, es la tradicional documental, es decir señala sise trata de un original o una copia y sus variantes.


COMUNICACIONES OFICIALES O EMPRESARIALES

La comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: ser el cimiento que mantiene unidas las unidades de una organización. Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un activo que hay que gestionar.


Para la gestión de los distintos tipos de comunicación que se hacen necesarios en cualquier empresa moderna –comunicación interna descendente, ascendente y horizontal y comunicación externa– las empresas se dotan de un departamento de Comunicación o de Relaciones Públicas o Prensa.



Comunicación Interna

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.

Podemos hablar de dos clases de comunicación interna: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son pasivos.



Comunicación Externa

La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración.

Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera.

A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia.



Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicación independientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovación en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicación externa.



 Correspondencia


La Correspondencia comercial:
Es el sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles.


a)     Las características principales de la correspondencia comercial.

§        Fácil comprensión
§        Exponer adecuadamente los asuntos
§        Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos
§        Buscar la precisión.
§        No  cometer faltas de ortografía
§        Utilizar un vocabulario amplio
§        Tratar los temas independientes (párrafos)
§        Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras)
§        Huir de emplear excesivamente el gerundio.
§        Evitar las frases con formulismo.

Cuidar la forma de expresiones y la presentación en la correspondencia comercial es de suma importancia para dar una buena imagen de nuestra empresa.

b)    Los elementos que se utilizan en el correspondencia comercial .
1)    Sobre
2)    Papel
3)    Carta: Es el medio de comunicación escrita más utilizado.

Su presentación y contenido han de cuidarse al máximo.
Ø     La presentación mediante proceso de texto

«       No abusar, de tipo de letra
«       Buscar el tipo de letra más sencillo y claro.

Ø     La presentación a mano y ordenados.

«       centrarla y distribuirla correctamente
«       márgenes “ESTÁNDAR” el margen  izquierdo debe tener de 3 a 4 cm; el margen derecho , 2 cm, el inferior 2 cm el superior, si no hay membrete, será de 2 cm a 3 cm desde el borde superior, si hay membrete, será de 2 cm del membrete.

«       No escribir al dorso del papel, enumerarla si hay más de una hoja

«       Las cartas han de ser firmadas de puño y letra por la persona que figura en el  “firmado”.

«       Si se pone el sello de la empresa nunca lo estampe sobre la firma.

«       No deben hacerse ni borrones ni tachaduras.

«       Los dobleces de la carta se suelen hacer en tres partes para DIN A-4 (inicio, contenido y final).

c)     Partes de la carta comercial:
§        INICIO:
§        Membrete
§        Destinatario
§        Referencia
§        Asunto
§        Fecha
§        CONTENIDO
§        Saludo
§        Texto
§        FINAL
§        Despedida
§        Antefirma
§        Firma
§        Anexo
§        Posdata


CORRESPONDENCIA COMERCIAL

ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES
§        Estilo moderno
§        Estilo moderno modificado
§        Estilo profesional
§        Estilo evolucionado

CLASIFICACIONES DE LAS CARTAS COMERCIALES
·        Cartas de informe
·        Cartas de pedido
·        Cartas de reclamación

COMUNICACIÓN BREVES Y DE RÉGIMEN INTERIOR
·        Carta circular
·        Saluda Comunicado de Régimen interno

CERTIFICADO
·        Documentos Administrativos

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS SON:
§        Oficio
§        Nota interior
§        Notificación
§        Publicación o anuncio
§        Solicitud o instancia
§        La declaración

§        La carta de administración al ciudadano y viceversa