III PERIODO ÁREA CONTABILIDAD 11°

10. SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO

 Características

 Operación del sistema computarizado

 Instrumentos de cuantificación (PUC,  Terceros, etc.)

 Metodología

 Cómo ejecutar un programa contable

11. CICLO CONTABLE

 Parte del ciclo contable

 Movimiento

 Cierre

 Taller de aplicación en la creación de una empresa

 Movimientos de un mes 

 Utilización de soportes contables

Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.

Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos que la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.

Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier momento información como: estructura de capital, composición, ventas, inventarios, etc. De manera de realizar los análisis financieros necesarios para tomar decisiones en pro de sus intereses.

Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.

Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.

El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.

Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.

Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.

Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

• Ventajas del Sistema de Información Computarizado             
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    Para las empresas e instituciones ya sean públicas y privadas para ellas  las mejores ventajas se encuentran en la siguiente lista:
    
    
    ü  Destacar solo la información necesaria.
    ü  Uniformizar la información facilitando la comunicación de los demás.
    ü  Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en información útil.
    ü  Permite mayor confiabilidad.
    ü  Maneja grandes volúmenes de datos.
    ü  Brinda estilos alternativos de presentación y en forma interactiva
  
  
• • Desventajas  del Sistema de Información 
    Computarizado
    
    
    Las desventajas que puede tener el sistema de información computarizado son las siguientes:
    
    
    ü  Falta de costumbre al utilizar un sistema de información computarizado.
    ü  Resistencia al cambiar por parte de los administradores.
    ü  Cuando se va el sistema.

Taller de aplicación en la creación de una empresa