III PERIODO GRADO 11° TÉCNICAS DE OFICINA

8. Medios de consulta de documentos
9. Préstamo y recuperación de documento
10. Fase de descargue de la correspondencia
 concepto
 procedimiento

ACTIVIDADES PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.  

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al  funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.  

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos,  ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.

Las actividades básicas en esta fase son: 

1. Formulación de la consulta 

Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.
Reglamento de consulta. 
2. Estrategia de búsqueda 

Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de información.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicación de los documentos. 
3. Respuesta a consulta. 

Atención y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de préstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

Préstamo y recuperación de documento

OBJETIVO:
GENERALIDADES:

El presente procedimiento está acorde con las disposiciones legales del Estado Colombiano Gobierno Nacional (Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos) y disposiciones del
Archivo General de la Nación, en especial con los artículos 5 y 6 del Acuerdo No. 042 de 2002. Cada una de las áreas del Departamento es responsable de su ejecución.
Para el debido control de la ejecución del procedimiento se han establecido actividades claves de recuperación, consulta, préstamo y devolución de los archivos institucionales.
La recuperación consiste en la ubicación física o electrónica de los expedientes que reposan en el Archivo central y en los Archivos de gestión de las áreas, en el DAFP se cuenta
con el Registro del Inventario Documental para ubicar la información que reposa en el Archivo Central y con el Formato Único de Inventario Documental para ubicar la
información que reposa en los archivos de gestión. Posteriormente el usuario podrá consultar el año de producción de la documentación, el nombre del expediente requerido
y la unidad de conservación (Caja y carpeta).
Al interior de cada expediente la documentación se encuentra organizada numérica y/o cronológicamente según corresponda, de acuerdo con los criterios definidos por el
área productora; los cuales están definidos en la Guía de Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales. La recuperación de expedientes transferidos al
Archivo Central con anterioridad al año 2011 se efectuará de manera manual conociendo el año y área de producción del documento.
El control a la consulta y prestamos se efectuá a través del Formato de Consulta y Préstamo de Documentos y/o Registros, el cual debe ser diligenciado por el responsable del
archivo y firmado por el usuario al momento del préstamo y devolución del documento por un período máximo de cinco (5) días hábiles y el responsable del archivo debe
efectuar el seguimiento a dicho término.
En el Centro de documentación para el préstamo de documentos, se debe consultar la base de datos del material bibliográfico y en el evento de existir un único ejemplar, solo
se podrá consultar en sala y no podrá salir de dicha área.

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre y cuando no tengan carácter reservado
conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen
nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las Leyes.

El funcionario del Departamento Administrativo de la Función Pública que subraye, tache, haga marcas, mutile, deteriore o sustraiga documentos contenidos en los
expedientes a su cargo o facilitados para su consulta y que atenten contra la memoria institucional del Departamento, deberá responder ante el Grupo de Control Disciplinario
Interno, ya que esta conducta puede enmarcarse dentro del numeral 5 del artículo 34, numerales 13 y 21 del artículo 35 y el numeral 13 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002
y demás normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan. El usuario externo, será denunciado ante la autoridad competente para que se investigue y se apliquen las
sanciones a que haya lugar.
Sólo por motivos legales la Entidad podrá autorizar la salida temporal de los documentos de archivo, previa autorización del Líder estratégico del área productora y visto
bueno del Líder Operativo del Proceso de Gestión Documental.

Cuando se requiera fotocopia, esta será suministrada según lo establecido en la Resolución que reglamenta el trámite de las peticiones, quejas, reclamos y denunancias de
actos de corrupción.
Dada la transversalidad del procedimiento el Grupo de Gestión Documental realizará el seguimiento a cada una de las áreas al cumplimiento de las políticas de operación
definidas y generará las acciones correctivas o de mejora que se consideren pertinentes.

TERMINOLOGÍA Y ABREVIATURAS:

• SGC: Sistema de Gestión de Calidad
• LÍDER ESTRATÉGICO: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejercer actividades de planeación y control hacia los resultados de la gestión del Proceso.
• LÍDER OPERATIVO: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejecutar técnicamente las actividades planeadas en el proceso.
• ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
• soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
• ARCHIVO CENTRAL: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
• pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
• FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad),
• siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
• CONSULTA: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. La consulta garantiza el derecho que tienen los clientes
• internos y externos de acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer  de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la empresa.  De lo contrario, es  muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa. 

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

v Correspondencia personal

v Correspondencia publicitaria

v Correspondencia empresarial

1.     CORRESPONDENCIA PERSONAL

  

En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL o PERSONAL.

2.  CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos o empleados

3.  CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

-          Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

-          Correspondencia publicitaria

Si  los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo.

-          Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa.  Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de  frente.  Luego se procede a comparar:

-          La fecha que trae el documento con la  impresa por el correo en el sobre. Si son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.

-          La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe devolverse.

-          La dirección del remitente; si no la trae  el documento debe registrarse manuscrita en la parte inferior de la hoja.

-          La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación.

RADICACIÓN

Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico.  Se imprime en la parte superior derecha del documento  (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación.  Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

·         No. De  Orden

Se imprime con un numerador.  Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.

·         Fecha de Recibido

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente;  se imprime la fecha del día en que se realiza el registro.  Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.

·         Pase a

Se escribe el  nombre o código de la dependencia destinataria del  documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería.  (Ver formatos)

                

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

+         No  usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos

+         No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo

+         No tener carpetas demasiado llenas  (máximo 100 documentos)

+         Renovar las carpetas deterioradas o rotas

+         No considerar el archivar una operación aburridora.  El archivo ofrece un excelente campo de imaginación y creatividad personal.

+         No pegar documentos rotos con cinta adhesiva

+         No arrugar los documentos que se van a destruir

+         Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos

+         No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva

+         No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.

+         No doblar las puntas de los documentos para indicar donde está consultando.

+         Evitar la terrible  “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias innecesarias.

+         No dejar acumular los documentos por archivar.  Dedicar 15 a 30 minutos diarios a esta labor.

+         REGISTRO

Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida,  el cual debe diligenciarse  de la siguiente manera:  (Ver formato anexo)

HOJA No..  Las hojas deben ir numeradas consecutivamente

FECHA:  Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro

NUMERO DE ORDEN:  Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el mismo que se coloca en el sello radicador

PROCEDENCIA:  Incluye dos datos:

• ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la persona que firma.
• LUGAR:  Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se escribe en esa casilla.
• NÚMERO:  Si la comunicación trae número , éste se escribe en la casilla; de lo contrario se deja en blanco.
• FECHA:  Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando números arábigos.
• ASUNTO O RESUMEN:  Se relaciona con el contenido del documento.  Debe escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el destinatario:  en plural, si es una empresa; en singular si es una persona natural.  No deben anotarse los temas sin importancia.  El resumen puede ocupar 2, 3 o 4 renglones.
• ANEXOS:  Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la cantidad.  Si no trae, se traza una rayita.
• PASA A:  Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.
• RESPUESTA:  Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha
• ARCHIVADA EN:  Se indica la serie documental en que quedará archivada físicamente la respuesta junto con el antecedente.

Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se encuadernan para garantizar su conservación.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

FECHA	HORA	RADICADO	PASA A	FIRMA

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con  el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

-          Presentación de los documentos : estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de  sobres, formas y horarios de despacho.

-          Devolución de documentos:  Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.

-          Impreso de firmas autógrafas:  En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada.  Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del formato.  Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.