III PERIODO GRADO 11° EVENTOS

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1.     Divulgación de eventos:

ü  Medios de divulgación: masivos y no masivos.

2.     Comunicaciones y tarjetas protocolarias

ü  Conceptos

ü  Clasificación

Tarjetas protocolarias

Forman parte de las comunicaciones organizacionales para el manejo de las relaciones públicas y de negocio.

 Proyectan no solo la imagen corporativa sino también la de los ejecutivos y las de las personas que manejan todo lo relacionado con la oferta Venta de bienes y servicios.

Redacción y presentación

Tarjetas de presentación

Busca facilitar a quien las recibe tener la información para contactar al directivo o funcionario que se requiere.Se recomienda incluir esta información:

a. Logotipo- adaptado al tamaño de la tarjeta

b. Razón social completa – acrónimo o sigla que lo representa

c. Nombres y apellidos completos

d.Cargo que desempeña

e.Dirección teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo e., ciudad, municipio y país

Para profesionales independientes

a. A nombres y apellidos completos

b. Profesión y servicios que ofrecen

c. Universidad de donde egreso

d. Dirección consultorio u oficina

e. Teléfono fijo y móvil

f. Telefax apartado correo electrónico sitio web

Tarjetas de invitación

a. Logotipo escudo o nombre de la organización

b. Nombre completo del que invita

c. Titulo o texto impreso donde se mencione el deseo de invitar y el motivó del acontecimiento

d. Dirección día y hora

e. Número de teléfono

f. De acuerdo con la necesidades del evento se debería escribir la frase favor confirmar asistencia

Ejemplo de Invitación protocolaria

La invitación protocolaria  o protocolar, es un documento dirigido a una persona y es escrito por una institución, comercio o empresa.

También se le llama invitación protocolar a algunas invitaciones realizadas por particulares, pero que cumplen con un protocolo.

Este protocolo se refleja en la elaboración directamente en la estructura del documento.

Existen varias formas de hacer una invitación protocolar y éstas varían según el evento a realizar.

• Carta
• Nota
• Tarjeta
• Esquela

Así, si se realizan invitaciones, honras fúnebres, misas y homenajes luctuosos, cambiará el documento elegido.

La escritura de una invitación de este tipo es realizada en tercera persona y en un lenguaje claro, cortés y distinguido.

Cuando se realiza en tarjeta no se plasma firma o rubrica.

Cuando se redacta en representación de una institución se redacta a nombre del titular evitando hacerlo con el nombre de la institución o de la empresa.

Por lo tanto es equivoco redactarlo de esta manera:

“…La universidad Autónoma de México invita a Juan Pérez López al evento…!

La forma adecuada es la siguiente:

“…Ramiro Gonzales García, rector de la Universidad Autónoma de México tiene el honor de invitar a juan Pérez López al evento que se realizará en…”

Ejemplo de invitación protocolar (Tarjeta):

Universidad Metropolitana del Valle del Yaqui

C. Rector de la Universidad Metropolitana del valle del yaqui, Sr. Gerundio Méndez Chávez.
Lic. Aurelio Mondragón Jiménez, se le invita a la próxima reunión con motivo del 20° aniversario de la fundación de esta universidad, el evento se realizará el próximo día 17 de Julio de 2013, a las 14:00 horas, el las instalaciones de esta universidad, calle valle del yaqui, número 234, colonia El Nopal, Hermosillo Sonora.
Lugar: En las instalaciones del auditorio de esta universidad.

Gerundio Méndez Chávez

Ejemplo de invitación protocolar (Carta):

Secretaría de Educación Pública
Prof. Salvador Gonzales Chamorro secretario de educación pública

México 29 de Abril de 2013

Estimado colega en el magisterio, señor Gonzalo Martínez Iriarte tengo el placer de invitarle a la reunión anual que realiza esta secretaría, para conmemorar el día del maestro. Reunión que se llevará a cabo el próximo 15 de  mayo  de 2013, en el salón de conferencias de esta secretaría. Se espera su amable asistencia a las 15:00 horas, en las instalaciones de esta secretaría en Republica de Argentina 28  Centro Histórico, delegación Cuauhtémoc, 06020 Ciudad de México, Distrito Federal.

Esperando contar con su presencia le saluda atentamente:

Salvador Gonzales Chamorro

Secretario de Educación Pública

Ejemplo de invitación protocolar (Esquela):

Invitación  a las honras fúnebres en memoria del señor Manuel Gómez Hernández.

Las cuales se llevarán a cabo el próximo viernes día 13 de septiembre,

a las 13:00 horas. En las instalaciones de la funeraria Gayoso,

Félix Cuevas, N° 810 delegación Benito Juárez, D.F.

Invita familia Gómez Hernández

3.     Memorias

Información

Recolección de información

Edición y almacenamiento de información.

Conservación de soportes documentales. Concepto y legislación vigente.

 ALMACENAMIENTO:

ü  Presupuesto. Concepto

Un evento es una actividad muy dinámica, que desde que te encontrás planificándolo y hasta momentos previos al “Día D”, podrás ir tomando diversas decisiones que podrán cambiar el rumbo de las acciones que hayas planeado previamente. Debido a este dinamismo y a que trabajarás de manera conjunta con distintos proveedores, son razones suficientes por las cuales tu presupuesto puede verse modificado ampliamente.

Como te contamos en un post previo, el presupuesto puede estar previsto desde el comienzo de la planificación (por ejemplo para eventos empresariales, como un lanzamiento de producto, o sociales, como cumpleaños o casamientos) o bien, adaptar los costos del presupuesto de acuerdo a los ingresos que puedas obtener por patrocinadores o venta de entradas. Estas posibilidades hacen que nuestro presupuesto cambie más allá de los aumentos naturales que sufrirá de acuerdo al índice de inflación que exista en tu país.

De todas maneras, es importante que comiences a planificarlo desde que estableces los objetivos, ya que de esta manera podrás analizar propuestas y conseguir mejores precios y descuentos de tus proveedores, lo que resultará favorable para tu presupuesto.

Podemos decir que tu presupuesto pasará por tres etapas y que desde la primera a la última puede modificar sus números ampliamente:

En la primera etapa: tu presupuesto es apenas un punteo de la lista de necesidades que estableces al inicio y que, con el correr del tiempo se modificará de acuerdo a las ideas que vayan surgiendo (como por ejemplo agregar un espectáculo a tu evento, o realizar un gasto extra en la ambientación).

En la segunda etapa: Se acercará más a la realidad, ya que comienza cuando cuentas con presupuestos reales y comienzas a tomar las decisiones de a qué proveedores contratar. En esta instancia seguramente, te sucederá que no tienes confirmados 100% la cantidad de invitados o asistentes a tu evento, por lo que algunos presupuestos no podrás cerrarlos hasta conocer el número final a contratar. Esto te sucederá por ejemplo con los proveedores del catering, las imprentas que impriman material para el evento como programas, credenciales de identificación o diplomas. Algunas cuestiones sí estarán cerradas en cuanto a números ya que la sede va a estar contratadas al igual que el presupuesto destinado para la difusión y promoción del evento. Generalmente en esta etapa, estarás realizando las señas correspondientes para la contratación de los distintos productos y servicios que utlizarás durante el evento.

En la tercera etapa: Ya te encontrás muy cerca del encuentro, conocés la cantidad de participantes y ya son pocas las cosas que pueden cambiar en tu presupuesto, a esta altura los proveedores ya cuentan con el 50% de seña y deberás preparar para que una vez finalizado su servicio, generalmente una vez finalizado el evento, pagues el 50% restante. Si lo planificaste correctamente, habrás dejado un pequeño porcentaje para imprevistos o cambios de último momento, por lo que si tenés que modificar algo o comprar algún extra, podrás utilizar ese monto guardado para estas situaciones.

Cómo elaborar el Presupuesto para un Evento

El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente convocatoria lograda, y en el reporte económico que genere.

El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente.

El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a término.

El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

 

Tipos de presupuesto

Cuando el presupuesto se adapta al evento 

Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre establecidos.

Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o eventuales ganancias que reporte el evento.

Cuando el evento e adapta al presupuesto 

Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

Planificación de presupuesto

Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.

Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración.

El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto requerido.
 

¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

Egresos 

Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o egresos: 

1 Costos Fijos 

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:

- Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

- Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.

- Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.

- Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los costos totales del evento.

- Área  y servicio de estacionamiento.

- Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.

- Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.

- Actos protocolares de apertura y cierre del evento.

- Traductores si fuera necesario.

- Sistema de inscripción y acreditación.

- Contratación de show o actividades, extra al evento.

- Cobertura de seguro de equipamiento y personal.

- Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.

- Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

 

2 Costos Variables

Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:

- Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.

- Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas. 

- Personal temporario.

- Estacionamiento.

- Computadoras y mobiliario.

- Gastos bancarios.

- Personal de seguridad y limpieza

 

3 Imprevistos

Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.
 

Cotización de presupuestos

Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento. 

Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación, haya una modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la congelación de las cotizaciones. 

Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de tiempo más prolongados.

Carpeta de cotizaciones

Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano.

También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia.
 

Presentación del presupuesto final a los organizadores

Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el encabezado el nombre y año del evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno de los rubros, la cantidad, el precio unitario y el precio total. 

Adicionalmente, es importante considerar que si se ha realizado el mismo tipo de evento en años anteriores, es buena opción colocar un comparativo para visualizar las variaciones en los costos.

4.     Normas de seguridad aplicadas a eventos